Ofis Asistanı

RE/MAX Türkiye Kimdir?

1997 yılında Türkiye’de kurulan ilk uluslararası gayrimenkul frenchise firması olarak çalışmalarına başlamıştır. Bugün Türkiye ve KKTC’de 35 şehirde 289 franchise ofisi ve 2716’yı aşkın profesyonel gayrimenkul danışmanı ile ülkemizde hızla gelişen gayrimenkul sektöründe liderliğe oynayan firma durumundadır.

İşin Kısa Tanımı                                                                                                                                            Ofis Asistanı bir REMAX ofisinin dışarıya açılan yüzüdür. Müşteriye karşı markanın ve ofisin imajını yansıtan, görünen ve ilk izlenimi sağlayan kişidir. 

Görev Tanımı 
1-  Telefonlar her zaman Remax Türkiye tarafından belirlenen telefon karşılama cümlesi ile açılır.                     2- Ofise gelen telefonlar ilgili Gayrimenkul Danışmanına derhal yönlendirilir.
3- Eğer kendisine telefon gelen Gayrimenkul Danışmanı ofis dışındaysa telefon notu (arayan kişi, telefon numarası, arama sebebi  açıklamasıyla birlikte ) kaydedilir ve ilgili Gayrimenkul Danışmanına iletilir. 
4- Gelen her telefon veri tabanına kaydedilir.
5- Arayan kişi eğer bir Gayrimenkul Danışmanının adını vermiyorsa ve portföy de belli değilse, telefonda “bize nereden ulaştınız?” sorusu sorularak müşterinin talebi hangi danışmanın çalışmasından geldiği tespit edilmeye çalışılır. 
6- Arayan müşteriye portföy hakkında bilgiyi her zaman ilgili Gayrimenkul Danışmanı vermelidir. Ofis Asistanı telefonda müşteriye bilgi vermez. 
7- Ofise gelen müşterileri karşılama Ofis Asistanı’nın sorumluluğundadır. 
8- Gelen misafirleri toplantı odasına alır ve ilgili kişiye haber verir.
9- Gayrimenkul Danışmanları yapacakları planlı toplantılarını önceden Ofis Asistanı’na bildirirler. Ofis Asistanı buna göre toplantı odası rezervasyonu ve hazırlık yapar
10- Daima Güler yüzlü, bakımlı ve profesyonel bir görünüm içinde olmalıdır. 
11- Gelen posta, kargo ve evrak takibini yapar, ilgili kişiye iletir. Ofisin gönderilerinden de sorumludur.  
12- Ofisin açılış kapanış saatlerinden sorumludur.                                                                                          
13- Ofisteki arşiv ve dosyalama işlemlerini yapar. (Excell programına hakim)
14- İnternet üzerinden veri taraması yaparak müşteri veri tabanı oluşturmak için çalışmalar yapar.
15- Ofis genel ihtiyaçlarını belirler, bu ihtiyaçlar doğrultusunda (kırtasiye, mutfak) satın alma  talebi oluşturur.
16- Broker’ın günlük işleyişteki randevu, toplantı vb yönlendirmelerini yapar ve planlar.  
17- Sosyal Medya ve Web sitelerileri içeriğini yönetilmesi
   
    * Başvuru sahiplerinin Sakarya - Karasu ve bölgelerinde ikamet ediyor olması gerekmektedir
 

A- İNSAN İLİŞKİLERİ VE ORGANİZASYONEL BECERİLER 
İşe bağlılık, İşbirliğine açıklık, Takım çalışmasına uyumluluk, İnsan Odaklı, Sözlü ve yazılı iletişim, Planlama, Kavramsal  Düşünme Yeteneği, Detaylara dikkat eden, Problem Çözme, İnsiyatif Alma, Zamanı iyi yönetme, Raporlama ve takip (Excell programına hakim)
B- KİŞİSEL ÖZELLİKLER 
Öğrenmeye Açık, Yeniliğe Açık, Göreve Bağlı, Yardımsever, Empati Kurma, Örgüte bağlılık, Çalışma Azmi, Sıcak Kanlı, Pozitif, Düzenli ve Disiplinli, Sorumluluk Sahibi, Mütevazi, Güler Yüzlü, Prezantabl