Sekreter & Ofis Sorumlusu

Gayrimenkul sektöründe 20 yılı aşkın süredir faaliyet gösteren ve hazır/sanal ofis ile apart konut yönetimi alanlarında hizmetler sunan Şirketimizin Şişli'de bulunan merkezinde çalışmak üzere koordinasyon ve takip özelliği gelişmiş, sorumluluk duygusu yüksek, şirket organizasyonu dahilinde bağımsız çalışabilecek bir "Sekreter" arayışımız bulunmaktadır.

Çalışma saatleri haftaiçi 09:00 - 18:00 arası olup öğlen tatili, 12:00 - 14:00 arası 1 saattir. Her ay sadece 1 hafta Cumartesi günü 09:00 - 13.30 saatleri arası çalışma yapılmaktadır; bunun haricinde Cumartesi - Pazar günleri tatildir.

İş Tanımı

- Gelen çağrıları cevaplamak, ilgili birimlere/kişilere yönlendirmek ve ofis içi telefon trafiğinin yönetimini sağlamak;
- Gelen - giden evrak ve kargo takibini yönetmek ve ilgili birimlere aktarılmasını sağlamak;
- Ziyarete gelen kişileri karşılamak ve yönlendirmek;
- Toplantı odalarının rezervasyonu, takvim yönetimi, kullanımını yönetmek, her bir toplantı öncesinde talep edilen ihtiyaçların sağlanması, toplantı bitiminde toplantı odalarının kontrol edilerek temiz, düzenli ve eksiksiz bir şekilde bırakılmasını sağlamak;
- Ofisin tüm idari ihtiyaçlarını (dosyalama, randevu alma, fotokopi, firma iletişimleri vb.) sağlamak; 
- Şirket içi birimler ile bölümler arasında iletişimi ve koordinasyonu sağlamak;
- Bağlı bulunduğu yöneticilerin, verdiği görevleri eksiksiz yerine getirmek;
- Verilen görevler ile ilgili konuları hızlı bir şekilde araştırarak üst yönetime sunulacak şekil ve içeriklere sahip olacak şekilde hazırlamak ve tamamlamak;
- Yöneticilerin bölümlere ilettiği görevleri birimlere iletmek ve birimlerden gelen bilgileri ilgili yöneticilere ulaştırmak;
- Şirket içi ofis düzeninin oluşturulması ve düzgün bir şekilde devam ettirilmesi;
- Gelen - giden faturaların kaydının tutularak ilgili programlara girilmesi ve muhasebe birimine destek verilmesi;
- Paraşüt ve benzeri ön muhasebe programları ve şirketin faaliyetleri ile ilgili kullandığı bilgisayar programlarını doğru ve kendisinden talep edildiği şekilde kullanmak;
- Kendisinden talep edilen konular ile ilgili araştırma yapmak, bilgi toplamak ve sorumlu olduğu tüm iş konularında destek vermek, istenilen doküman, rapor ve sunumları üst yönetime sunulabilecek şekil ve içerikte hazırlamak;
- Şriketin faaliyet alanlarıyla ilgili olarak kullandığı standart sözleşme, form ve belgeleri hazırlamak, gerektiği zamanlarda (ya da kendisinden talep edilmesi halinde) güncellemek ve sürekli kullanıma hazır halde bulundurmak;
- Şirket dosyalarının takibi ve muhafazası için dosyalama sistemi kurmak, belgeleri sisteme göre dosyalamak ve dosyalama düzeni eksiksiz sürdürmek;
- Ofisin ihtiyaç ve sarf malzemelerinin (kırtasiye, temizlik, mutfak, vb.) takibini yapmak, eksikliklerin tamamlanması için tedarikçilerden fiyat alıp sipariş vermek ve verilen siparişlerin takibini yapmak; ve
- Ofisin günlük düzen ve temizliğini sağlamak.

- En az Lise mezunu ya da üniversitelerin ilgili bölümlerinden ön lisans / lisans mezunu;
- Tercihen Şişli bölgesinde ya da Şişli bölgesine kolay ulaşım sağlayabilecek yerde ikamet eden;
- Alanında en az 3 yıl tecrübesi bulunan;
- En az B2 seviyesi İngilizce bilen (resmi test sonucu talep edilecektir); 
- MS Word, Excel ve Outlook başta olmak üzere MS Office programlarını çok iyi derecede kullanabilen ve internetten araştırma tekniklerine hakim;
- Genel olarak bilgisayar kullanma becerisi üst seviyede olan;
- Dış görünümüne özen gösteren;
- Diksiyonu düzgün, koordinasyon becerileri gelişmiş, iş takibi yapabilen, hedef-sonuç odaklı;
- Yazışma diline ve imla kurallarına hakim, profesyonel şekilde yazışma ve raporlama yapabilen;
- Sıfırdan dosyalama sistemi oluşturup takip edebilecek ve sürdürebilecek;
- İletişim becerisi yüksek;
- Sorumluluk sahibi, planlı ve problem çözme yeteneğine sahip;
- Çoklu görev yerine getirebilme ve organize olabilme yeteneklerini kullanabilen;
- Karşılaşılan durumlar ile ilgili hızlı karar verip çözüm odaklı değerlendirmelerde bulunabilen; ve
- Zaman yönetimi, planlama, organizasyon, koordinasyon ve takip becerilerine sahip çalışma arkadaşı aramaktayız.