General Services Assistant

Position title: General Services Assistant
Appointment Process: 2019-ANKRA-07
Type: Indeterminate
Term Details: This position is a LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Turkey.

Number of Vacancies: 1

Department: Embassy of Canada in Ankara, Turkey

Job Category: General Services Level: General Services Classification: GS-03 Salary: Hourly rate of 21.87 TRY Location: Ankara, Turkey

Closing date: October 27, 2019

Summary of Duties:
Under the close supervision of the Property and Materiel Co-ordinator (PMC), the General Services Assistant:
• provides messenger/mail services in accordance with established procedures and work schedules;
• organizes, orders and distributes all office supplies;
• controls, maintains and distributes mission hospitality equipment and pack-up kits;
• acts as back-up Chancery driver, when required,
• assists in the preparation of the Mission’s staff quarters during the summer turn over;
• Performs other related duties to assist PMC in delegated tasks and duties deemed necessary to the organization, team and mission objectives.


Area of selection/Eligibility:

This position is open to individuals who are legally authorized to work in Turkey, and to employees occupying an indeterminate or term position at the Embassy of Canada to Turkey in Ankara and the Consulate General of Canada in Istanbul, who meet all of the essential qualifications and whose applications are received on or by the closing date.

Please note that the Embassy of Canada to Turkey does not sponsor work authorizations directly or indirectly.

The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered on merit regardless of ethnic origin, religious belief, gender, age, sexual orientation, disability or any other irrelevant factor.

Titre du poste : Assistant(e) des services généraux

Processus de nomination : 2019-ANKRA-07
Type de contrat: Durée indéterminée
Détails du terme: Ce poste est un poste d’ERP (employés recrutés sur place), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Turquie
Nombre de postes disponibles : 1

Département : Ambassade du Canada à Ankara en Turquie
Catégorie du poste : Services généraux
Niveau : Services généraux
Classification : GS-03
Échelle salariale : Taux horaire de 21,87 TRY
Lieu : Ankara, Turquie
Date de clôture : 27 octobre à minuit UTC / GMT

Résumé des fonctions
Sous la supervision étroite du coordonnateur des biens et du matériel (CBP), l'assistant des services généraux:
• fournit des services de messagerie / courrier conformément aux procédures établies et aux horaires de travail;
• organise, commande et distribue toutes les fournitures de bureau;
• contrôle, entretient et distribue le matériel d’accueil des missions et les kits d’emballage;
• agit en tant que chauffeur suppléant de la chancellerie, au besoin,
• aide à la préparation des locaux du personnel de la mission pendant le roulement d’été;
• s'acquitte d'autres tâches connexes pour aider le CBP dans les tâches déléguées et les tâches jugées nécessaires par rapport aux objectifs de l'organisation, de l'équipe et de la mission.


Zone de sélection/d'admissibilité
Ce poste est ouvert aux personnes qui sont résidents légaux de la Turquie qui remplissent toutes les conditions d'emploi ci-dessous et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.
Veuillez noter que l’ambassade du Canada à Ankara en Turquie ne parraine pas les permis de travail directement ou indirectement.
Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n'importe quel autre facteur non pertinent.

Essential qualifications
Candidates will initially be screened on the essential qualifications below and must demonstrate in their cover letter how they meet these criteria. Only those candidates who meet all the Essential Requirements will proceed to the next stage of the process.

Education:
• High-School Diploma from a recognized institution;
Language:
• Fluency in Turkish (both written and oral)
• Intermediate command of English (both written and oral)

Experience:
• Recent* work experience in the maintenance of an inventory.
• Recent* experience in dealing with the public or internal clients.

*Recent is defined as minimum of 6 months within the last five years.


Rated Requirements

Candidates must also meet the Rated Requirements shown below, which will be assessed through any of the following: written test, oral communication, interview and reference checks.

Knowledge :
• Thorough knowledge of the city of Ankara.
• General knowledge of administrative procedures.
• Knowledge of local regulations on driving, road, car and road safety
• Knowledge of Google maps application
• Knowledge of the use of a personal computer and send/receive emails

Abilities/Competencies:
• Client Focus
• Discretion
• Flexibility
• Organization Skills
• Values and ethics - Serving through integrity and respect

Asset Qualifications
Preference may be given to candidates who have the following asset qualifications. Candidates must also clearly demonstrate how they meet these factors in their cover letter:
Education:
• Degree from a 2-year university program from a recognized institution
Experience:
• Recent experience working in an international organization, Embassy or Consulate
• Recent experience in delivering correspondence to government and other offices.
*Recent is defined as minimum of 6 months within the last five years.

Operational Requirements:
• Hours of Work: 37.5 hours per week, 5 days a week
• Ability to work overtime (compensated)
• Annual leave dates may be restricted due to operational needs
• Willingness and ability to undergo training
• Adhere to Canada's Code on Values & Ethics
• Maintain a valid driver’s license.
• Must be available to respond in case of emergency to telephone calls which may take place after working hours and during weekends.
• Able to do physical tasks such as lift heavy boxes, clean cars

Conditions of Employment:
• Candidates must have and maintain the status to work legally in Turkey.
• Any job offer is subject to receipt of satisfactory employment and character references and the ability to obtain and maintain an Enhanced Reliability security screening including:
o a criminal record check
o National ID, professional and educational certificates
o Credit history check
o Reference check
• Reliability Status must be maintained throughout your employment at the Embassy, as failure to do so may result in dismissal.
• Copies of educational qualifications will be required.
• Candidate must hold and maintain a valid driving license for Turkey.
• To have and maintain a clean driving record
• Medical / vision examination (compulsory –The embassy will cover the cost of the exams)

How to apply:
• Candidates are also required to upload a CV and a covering letter. Applications which do not include all of the requested documents or information will be rejected.
• Candidates must demonstrate concisely in their cover letter how they meet the essential and asset qualifications. It is recommended that candidates structure their cover letter based on the sections outlined in the Essential Qualifications and in the Asset Qualifications (where applicable) in order to best demonstrate how these are met.
• Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to: LES-E-Recruitment-LDN@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to so will result in the application being rejected.

Important notes:
• Candidates are entitled to participate in the appointment process in the official language of their choice. They are asked to indicate their preferred official language in their application (English or French).
• Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidate to ensure accurate contact information is provided and updated as required.
• Candidates who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
• Candidates selected at the screening stage will be invited for further assessment. Methods of assessment may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview, role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment.
• Reference checks will be sought for candidates that reach interview stage and may form part of the selection process.
• Please note that the Embassy of Canada in Turkey does not sponsor work permits directly or indirectly.
• If candidates need any special assistance in terms of attending interviews or participating in the interview process then please let us know whilst making the application.
• Salaries at the Embassy of Canada in Turkey are established and revised based on a mid-local market employer‎ policy.
• ‎Gross salaries are paid to the employees who are in turn responsible to pay their income taxes to the Turkish Government at the end of the fiscal year.
• The Embassy of Canada in Ankara and the Consulate General in Istanbul do not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs.
• The results of this competition may also be used to establish an eligibility list of staff for similar openings at the Embassy of Canada in Ankara which might arise in the 12 months following the completion of this competition.


Applications will only be considered when received through our portal. Link for this job poster - http://wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=3672&


Qualifications essentielles
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives ci-dessous et ils doivent démontrer clairement dans leur lettre d’accompagnement et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

Éducation :
• Diplôme d’études secondaires d’une institution reconnue
Profil linguistique :
• Maîtrise du turc (écrit et parlé)
• Maîtrise intermédiaire de l'anglais (écrit et parlé)

Expérience :
• Expérience de travail récente * dans le maintien d’un inventaire
• Expérience récente * dans les relations avec le public ou avec des clients internes.
* Récent est défini comme un minimum de 6 mois au cours des cinq dernières années.
Exigences cotées
Les candidats doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous qui seront évaluées au moyen des éléments suivants: examen écrit, communication orale, entrevue et vérification des références.

Connaissances :
• Connaissance approfondie de la ville d'Ankara.
• Connaissance générale des procédures administratives.
• Connaissance des réglementations locales en matière de conduite, de route, de voiture et de sécurité routière
• Connaissance de l'application Google Maps
• Connaissance de l'utilisation d'un ordinateur personnel et envoi / réception de courriels

Capacités/compétences :
• Orientation client
• Discrétion
• Flexibilité
• Compétences d'organisation
• Valeurs et éthique - servir avec intégrité et respect

Qualifications constituant un atout
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur lettre de présentation et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

Éducation :
• Diplôme universitaire d’un programme de courte durée (2 ans) d’une institution reconnue.

Expérience :
• Expérience récente de travail dans une organisation internationale, une ambassade ou un consulat
• Expérience récente de la livraison de correspondance au gouvernement et à d'autres bureaux.
* Récent est défini comme un minimum de 6 mois au cours des cinq dernières années.
Besoins opérationnels
• Heures de travail: 16-22 heures par semaine, 4-5 jours par semaine
• Capacité à faire des heures supplémentaires (rémunérées)
• Les dates des congés annuels peuvent être limitées en raison de besoins opérationnels
• Volonté et capacité de suivre de la formation
• Adhérer au Code de valeurs et d'éthique du Canada
• Maintenir un permis de conduire valide.
• Être disponible pour répondre en cas d'urgence aux appels téléphoniques qui peuvent avoir lieu après les heures de travail et pendant le week-end.
• Capable de faire des tâches physiques telles que de soulever de lourdes boîtes, de nettoyer des voitures
Conditions d’emploi
• Les candidats doivent avoir et conserver un statut leur permettant de travailler légalement en Turquie.
• Toute offre d'emploi est subordonnée à la réception de références satisfaisantes en matière d'emploi, de caractère et à la capacité d'obtenir et de conserver une cote de fiabilité, notamment:
o une vérification des antécédents criminels
o carte d'identité nationale, certificats professionnels et d'études
o vérification d’antécédent de crédit
o vérification des références
• La cote de fiabilité doit être maintenue tout au long de votre emploi à l'ambassade, faute de quoi, vous risquez d'être renvoyé(e).
• Des copies des diplômes d'études seront requises.
• Le candidat doit détenir et conserver un permis de conduire valide pour la Turquie.
• Avoir et maintenir un bon dossier de conducteur
• Examen médical / de la vue (obligatoire - l’ambassade assumera le coût des examens)


Comment postuler
• Les candidats doivent télécharger leur CV et une lettre de présentation. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés.
• Les candidats doivent démontrer de manière concise dans leur lettre de présentation comment ils répondent aux qualifications essentielles et aux atouts. Il est recommandé aux candidats de structurer leur lettre d'accompagnement en fonction des sections décrites dans les qualifications essentielles et dans les qualifications constituant un atout (le cas échéant) afin de mieux démontrer comment elles sont remplies.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à : LES-E-Recruitment-LDN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes
• Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix (anglais ou français) et sont priés d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables.
• Les candidats sélectionnés lors de la présélection seront invités à une évaluation plus approfondie. Les méthodes d'évaluation peuvent inclure, entre autres, un examen écrit, une interview orale, un jeu de rôle, des tests pratiques, des présentations et/ou une évaluation psychométrique.
• Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.
• Veuillez noter que l'ambassade du Canada en Turquie ne parraine pas de permis de travail directement ou indirectement.
• Les candidats nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues sont priés de nous en informer.
• Les salaires à l'ambassade du Canada en Turquie sont établis et révisés en fonction de la politique de l'employeur sur le marché local.
• Les salaires bruts sont versés aux employés, qui sont à leur tour responsables de payer leurs impôts sur le revenu au gouvernement turc à la fin de l'exercice.
• L’ambassade du Canada à Ankara et le consulat général à Istanbul ne remboursent pas les frais de voyage pour les entrevues/examens ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à l’ambassade du Canada en Turquie qui pourraient paraitre dans les douze mois suivant la fin de ce concours.

Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont reçues via notre portail. Lien pour cette offre d'emploi - http://wfca-tpce.com/fr/vacancyView.php?requirementId=3672&.