Danışma ve Santral Görevlisi

1.GÖREV ve SORUMLULUKLARI                         

Kuruluş dışından gelen ve kuruluş içinden istenen telefonları bağlamak, gelen müşteri, tedarikçi, ziyaretçi ve evrakları doğru kişiye veya birime yönlendirmek, bölümlerden talep edilen evrak, fax gönderme ve alma işlemlerini yapmak, toplantı odasının düzenini sağlamak.

Gerektiğinde telefon mesajlarını not almak, ilgili kişilere zamanında, doğru olarak iletmek.

Gelen müşteri ve ziyaretçileri karşılamak, doğru kişiye veya birime yönlendirmek, gerekirse ilgili kişi gelinceye kadar ilgilenmek.

Firma yönetim kadrosunun iş seyahatleri için seyahat planını takip etmek ve iş randevularını planlayarak ilgili yöneticileri bilgilendirmek. Kuruluştan müşteri ziyaretlerine gidilmesi hallerinde gidiş zamanını takip ederek ziyaret saati hakkında müşteriyi bilgilendirmek

Kuruluşu ilgilendiren tüm telefon, fax, adres, e-mail numaralarının (personel, müşteriler, tedarikçiler vb.) bilgisayar kayıtlarını yapmak

Faaliyetleriyle ilgili her türlü kayıt ve işlemi tam, doğru ve zamanında yapmak, belgeleri dosyalamak, muhafaza etmek, kullanıma hazır bulundurmak.

 İş görüşmesi yapmak üzere gelenlere İş Başvuru Formu’nu eksiksiz doldurtmak, formu kontrol etmek ve İnsan Kaynakları Sorumlusu’na ulaştırmak.

Çalışma yerindeki araç-gereç ve dokümanları sağlam bir şekilde kullanmak ve çevresinde yapılması gereken bakım ve temizlik işlerini düzenli olarak yapmak.

Birime gelen ve birimden giden tüm evraklarla ilgili kayıtları tutmak ve dosyalama işlemlerini yerine getirmek.

Kargo ve Postadan gelen paketleri almak ve göndermek.

Firmaya gelen yada firmadan gönderilen evrakları,paketleri ve dosyaları düzenli olarak Evrak Takip Formu’na kayıt etmek

Belirlenmiş çalışma saatlerinde çalışma yapmak, gerektiğinde fazla çalışma yapmak.

Çalışılan alanın temizliğini yapmak veya yaptırmak.

 Firmayı temsilen, firma tanıtımı ve/veya iş görüşmesi için firma personellerinin yaptığı seyahatler öncesi ve/veya sonrası ulaşım, konaklama ve diğer ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli organizasyonu yapmak.

En az lise mezunu tercihen 2 yıllık üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümleri mezunu

1. Temiz ve makyajlı olmak.

 2. Güler yüzlü, sözcükleri düzgün seçebilir ve konuşabilir olmak.

 3. Anlaşılır ve nazik bir ses tonuna sahip olmak.

 4. Randevu planı yapabilir ve takip edebilir olmak.        

 5. Zamanı etkin ve verimli kullanabilir olmak.

 6. İnsanlarla iyi iletişim kurabilir olmak.

 7. İkram ve protokol kurallarını biliyor olmak.

 8. Firmayı 3.şahıslara karşı en iyi şekilde tanıtabilir olmak.

 9. Telefon, Faks, İnternet gibi haberleşme sistemlerini iyi kullanabilir olmak.

10.Bilgisayar Ofis programlarını kullanabilir olmak.

11.Meslek Lisesi veya Meslek Yüksek Okulu mezunu olmak.

12.Telefona cevap verip yönlendirme yapacak kadar İngilizce konuşabilir olmak.