Ofis Asistanı-Apex Gm

REALTY WORLD 1973’te ABD’de kurulan Realty World; marka bilinirliği için yaptığı 1.5 milyar USD’lik yatırım ve yılda % 30 büyüme ile Amerika’nın en hızlı yükselen emlak devidir. 1 Mayıs 2005 tarihinde faaliyetlerini Türkiye’de başlatan Realty World, profesyonel gayrimenkul hizmetlerine ihtiyaç duyan ve bunu hak eden Türk tüketicisine ülke genelinde açtığı franchise ofisleri ile emlak danışmanlık hizmetlerini ulaştırmaya başladı. Realty World, ilk yılında gösterdiği büyüme ile Türkiye’nin en hızlı büyüyen emlak markası oldu. Türkiye Realty World, bu başarısının yanında aynı zamanda dünyadaki Realty World ülkeleri arasında en hızlı büyüyen marka ödülünü 2006, 2007 ve 2008 yıllarında ABD’de yapılan kongrelerde aldı. Realty World Türkiye, 1 Eylül 2007 tarihinden itibaren Türkiye’nin önde gelen inşaat şirketlerinden Garanti Koza Grubunun bünyesinde daha güçlü bir oluşumla yükselişini devam ettirmektedir.

Antalya'da faaliyet gösteren REALTY WORLD APEX GAYRİMENKUL'de aşağıdaki özelliklerde çalışacak OFİS ASİSTANIarıyoruz. 

İşin Kısa Tanımı: Ofis Asistanı bir Realty World ofisinin dışarıya açılan yüzüdür. Müşteriye karşı markanın ve ofisin imajını yansıtan, görünen ve ilk izlenimi sağlayan kişidir. 

Görev Tanımı 

A- Ofis telefon trafiğinden sorumludur.  
a- Ofise gelen telefonlar ilgili Gayrimenkul Danışmanına derhal yönlendirilir.
b- Eğer kendisine telefon gelen Gayrimenkul Danışmanı ofis dışındaysa telefon notu (arayan kişi, telefon numarası, arama sebebi  açıklamasıyla birlikte ) kaydedilir ve ilgili Gayrimenkul Danışmanına iletilir. 
c- Gelen her telefon veri tabanına kaydedilir.
d- Arayan kişi eğer bir Gayrimenkul Danışmanının adını vermiyorsa ve portföy de belli değilse, telefonda “bize nereden ulaştınız?” sorusu sorularak müşterinin talebi hangi danışmanın çalışmasından geldiği tespit edilmeye çalışılır. 
e- Telefonlar her zaman Realty World Türkiye tarafından belirlenen telefon karşılama cümlesi ile açılır.
f- Arayan müşteriye portföy hakkında bilgiyi her zaman ilgili Gayrimenkul Danışmanı vermelidir. Ofis Asistanı telefonda müşteriye bilgi vermez. 

B- Karşılama  
a- Ofise gelen müşterileri karşılama Ofis Asistanı’nın sorumluluğundadır. 
b- Gelen misafirleri toplantı odasına alır ve ilgili kişiye haber verir.
c- Ofisin yoğunluğuna göre toplantı odalarının koordinasyonu ve planlamasından sorumludur. 
d- Gayrimenkul Danışmanları yapacakları planlı toplantılarını önceden Ofis Asistanı’na bildirirler. Ofis Asistanı buna göre toplantı odası rezervasyonu ve hazırlık yapar. 
e- Daima Güler yüzlü, bakımlı ve profesyonel bir görünüm içinde olmalıdır. 

C-Ofis içi işleyiş 
a- Ofisin açılış kapanış saatlerinden sorumludur. 
b- Gelen posta, kargo ve evrak takibini yapar, ilgili kişiye iletir. Ofisin gönderilerinden de sorumludur. 
c- Ofisteki arşiv ve dosyalama işlemlerini yapar. (Excell programına hakim)
d- İnternet üzerinden veri taraması yaparak müşteri veri tabanı oluşturmak için çalışmalar yapar.
e- Ofis genel ihtiyaçlarını belirler, bu ihtiyaçlar doğrultusunda (kırtasiye, mutfak) satın alma  talebi oluşturur.
f- Broker’ın günlük işleyişteki randevu, toplantı vb yönlendirmelerini yapar ve planlar. 
g- (Ofis) Broker ‘a bağlıdır. 

A- İNSAN İLİŞKİLERİ VE ORGANİZASYONEL BECERİLER 
İşe bağlılık, İşbirliğine açıklık, Takım çalışmasına uyumluluk, İnsan Odaklı, Sözlü ve yazılı iletişim, Planlama, Kavramsal  Düşünme Yeteneği, Detaylara dikkat eden, Problem Çözme, İnsiyatif Alma, Zamanı iyi yönetme, Raporlama ve takip (Excell programına hakim)

B- KİŞİSEL ÖZELLİKLER 
Öğrenmeye Açık, Yeniliğe Açık, Göreve Bağlı, Yardımsever, Empati Kurma, Örgüte bağlılık, Çalışma Azmi, Sıcak Kanlı, Pozitif, Düzenli ve Disiplinli, Sorumluluk Sahibi, Mütevazi, Güler Yüzlü, Prezantabl