RECEPTİONİST-FRONT DESK

Dünya çapında 80'in üzerinde ödüllü mülkü bulunan The Ritz-Carlton Hanımefendi ve Beyefendileri, öyle istisnai deneyimler yaşatır ki konuklarımız buradan ayrıldıktan uzun süre sonra bile yaşadıkları deneyimi hatırlar. Lüks hizmet alanında dünyanın önde gelen hizmet sağlayıcısı olarak, tüm dünyada nadir ve özel lüks hizmet alanında standartları biz belirleriz. Sizi The Ritz-Carlton'ı keşfetmeye davet ediyoruz.

  

1) Aşağıdaki maddeler hakkında eksiksiz bilgi sahibi olmak:
a) Otelin tüm hizmet ve konforları, operasyon saatleri.
b) Tüm oda çeşitleri, numaraları, planları, dekorları, görüşmeler ve yerleri.
c) Tüm oda fiyatları, özel paketler ve promosyonlar.
d) Günlük otel doluluk bilgileri, beklenen giriş ve çıkışlar.
e) Herhangi bir gün için oda elverişliliği.
f) Planlanan günlük grup faaliyetleri.
2) Tüm otel ve departman politika ve prosedürleri hakkında eksiksiz bilgi sahibi olmak ve bu politika ve prosedürlere uyum sağlamak.
3) Bankayı kontrol etmek ve alınan tüm paraların doğru olmasını sağlamak. Bankanın her zaman güvende olmasını sağlamak.
4) Günlük görevleri ve iş önceliklerini gözden geçirmek için amirle görüşmek.
5) Vardiyası biten Ön Masa Agent’I ile iş durumunu gözden geçirmek ve iş takibini yapmak.
6) Belirtilen standartlar ve prosedürler doğrultusunda bilgisayar sisteminin tüm fonksiyonlarını kullanabilmek.
7) Gerekli ekipmanlarla iş istasyonu kurup her zaman temiz olmasını sağlamak.
8) Telefonu 3 çalış süresi içinde uygun selamlama şekliyle ve telefon görgü kurallarına uygun bir biçimde cevaplamak.
9) Ön Masaya gelen tüm bireylerle pozitif konuk ilişkileri kurmak.
10) Tüm bilgi isteklerine kibar ve nazik bir şekilde cevap vermek.
11) Tüm konuk girişlerini belirtilen otel gereksinimleri doğrultusunda işleme koymak:
a) Rezervasyonu sistemde onaylamak ve tüm not alınmış bilgileri gözden geçirmek.
b) Rezervasyonu olmayan konuklara üzerinde anlaşılan çeşitte bir oda satmak.
c) Konuğu bilgisayara kayıt etmek ve kayıt kartı hazırlamak.
d) Kayıt kartı bilgilerini konukla birlikte kontrol etmek.
e) Konuğun ödeme çeşidi için gerekli bilgileri alıp sisteme girmek; belirtildiğinde nakit almak.
f) Konuk odasını tahsis etmek.
g) Gelen mesaj, faks, posta vb.’lerini konuğa bildirmek.
h) Konuk güvenliği, mini bar anahtarı ve oda anahtarı prosedürleri hakkında konuğa bilgi vermek.
i) Park biletlerine onay vermek ve bilgileri bilgisayara girmek.
j) Paketlerde bulunan servis ve konforları paket hizmeti kullanan konuklara bildirmek.
k) Vergi muafı olan konuklar hakkında uygun kimlik bilgilerini alıp bu formu kayıt kartına iliştirmek.
l) Gerekli evraklar için konuğun imzasını almak.
m) Konuklara eşlik etmesi ve konuk bavullarını taşıması için Bell Person temin etmek.
12) Tüm konuklar için geçmiş bilgilerinin olduğu dosyalar hazırlamak.
13) V.I.P. gelişlerini eşlik edilmesi ve konforların sunumu için ilgili personele bildirmek.
14) Her konuk girişi için konuğun gereksinimleri doğrultusunda uygun hesabı düzenlemek (ör: oda paylaşımı, ayrı odalar, vergi/masraflar).
15) Kayıt kartlarını ve belgeleri oda numarasıyla birlikte bucket’a dosyalamak.
16) Rezervasyonlu müşterileri otel ağırlayamayacak olduğunda uygun alternatif konaklama seçenekleri temin etmek için her türlü çabayı göstermek. ”Walking” konuklar için belirtilen prosedürleri izlemek.
17) Oda değişikliklerini uygun bir şekilde yerine getirmek.
18) Konuk şikayetleriyle konuk memnuniyetini göz önünde bulundurarak anında sakinleştirme prosedürleri doğrultusunda ilgilenmek.
19) Tüm konuk isteklerini, şikayetlerini veya problemlerini anında kaydetmek ve durumun çözümü için ilgili departmana/personele haber vermek. Konuk memnuniyetinden ve sorunun 20 dk. Içinde çözümlendiğinden emin olmak için takibini yapmak.
20) Mesajları eksiksiz ve anlaşılır bir şekilde almak ve kaydetmek. Mesajları sahiplerine ulaştırmak için personele dağıtmak.
21) Mesaj bırakmak isteyen konuklara ve arayanlara sesli mesaj sistemi hakkında detaylı bilgi vermek.
22) Uyandırma servisi isteklerini alıp kaydetmek ve PBX’e göndermek.
23) Güvenik kutularını konukların hizmetine sunup anahtarların güvenliğini sağlamak.
24) Tüm konuk ve departman postalarını dağıtmak.
25) Konuk fakslarını almak, göndermek ve dağıtımlarını yapmak.
26) Rezervasyonları ve iptalleri kaydedip onaylamak.
27) Odalara bilgisayarda bloke koymak ve belirtilmiş gereksinimleri takip etmek.
28) Belirli konukların ön kayıtlarını yapmak ve anahtar paketlerini hazırlamak.
29) İlgili konuk bilgilerini ilgili departmana/personele bildirmek.(ör: özel istekler, konfor servisi).
30) Günlük ve haftalık raporları hazırlamak, basmak ve dağıtmak.
31) Oda durumu raporlarındaki uyumsuzlukları kat hizmetleri ile birlikte çözmek.
32) Bucket check’i In-House konuk hesap raporuyla karşılaştırmak ve farklılıkları müdüre bildirmek.
33) Tüm çıkışları belirtilen otel gereksinimleri doğrultusunda yapmak.
a) Geç ödemeleri halletmek.
b) Konuğa hesabını sunmak ve ödemeler konusunda herhangi anlaşmazlık varsa çözümlemek.
c) Konuk hesaplarını muhasebe prosedürleri doğrultusunda hazırlamak.
d) Konuktan odasının anahtarını geri almak.
e) Konukların ziyaretleri hakkındaki yorumlarını istemek.
34) Vardiya süresince olan ani çıkışları işleme koymak.
35) Geç çıkışlarla belirtilen otel prosedürleri doğrultusunda ilgilenmek.
36) Grup giriş ve çıkışlarını belirtilen otel prosedürleri doğrultusunda yapmak.
37) Tüm departmanlara/yöneticilere gruplar, envanterler ve konuklar hakkında bilgi
sağlamak.
38) Konuk odası anahtarlarını dosyalamak ve anahtarların ön masada güvenli bir şekilde saklanmasını sağlamak.
39) Tüm ödeme prosedürlerine sadık kalmak:
a) Makbuz uyarlamalarını, ödemeleri, makbuz düzeltmelerini, muhtelf ödemeleri işleme koymak..
b) Konuklar için değişiklik yapmak.
c) Konukların kişisel çeklerini/seyahat çeklerini tahsil etmek.
d) Ödemeleri iletmek.
e) Oda hesaplarını hazırlamak.
f) Kapanış raporlarını hazırlamak.
g) Vardiya sonunda kasayı saymak.
h) İlgili kasiyer raporlarını tamamlamak.
i) Faturaları dengelemek.
j) Kasanın güvenliğini sağlamak.
40) Gerekli tüm bilgilerin günlük olarak düzenli bir şekilde kayıt defterine geçmesini sağlamak.
41) Eğitim ve sertifikasyon sürecinin başarıyla tamamlanması.