Bu ilan yayından kaldırılmıştır.

Ofis Sekreteri

XPAY FİNANSAL TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ

İstanbul Avrupa Yakası

28.07.2017
50 - 100

PAYLAŞ

İş Tanımı

* Telefon ve e-mail trafiğini yönetmek,
* Yurt içi ve yurt dışı yazışmaları gerçekleştirmek,
* Yöneticinin ajandasını takip edip, ilgili planlamaları yapmak,
* Yurt içi ve yurt dışı seyahat organizasyonlarını yapmak,
* Misafirlerin randevularını ayarlamak ve misafirleri karşılamak,
* Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen fax/email mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak,
* Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,
* Şirketin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak ve yürütmek, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere göndermek,
* Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak,
* “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,
* İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb... bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak,
* Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,
* Bölümlere fotokopi desteği sağlamak,
* İşyerine gelecek veya seyahat edecek personel için seyahat vasıtası ve konaklama rezervasyonlarını yapmak, ilgili organizasyonları takip etmek,
* Personelin oturma/çalışma izinlerinin alınmasında, pasaport ve vize işlemlerinin yapılmasında Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,
* Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,
* Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb.. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,
* Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalmak,
* Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak.

Aranan Nitelikler

* Üniversitelerin Büro Yönetimi ve Asistanlığı, Halkla İlişkiler, İletişim vb. bölümlerinden mezun,
* En az 3 yıl üst düzey yönetici asistanlığı (CEO, Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyesi) deneyimi olan,
* İleri düzeyde yazılı ve sözlü İngilizce bilgisine sahip (tercihen ikinci dil olarak Almanca bilen)
* Diksiyonu düzgün, dış görünüşüne özen gösteren, prezentabl
* Yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek,
* Dikkatli, detaylara önem veren,
* Pozitif, güler yüzlü, titiz
* Telefon trafiğini koordine edecek,
* Günlük fotokopi, faks, evrak işlerinin yönlendirilmesine yardımcı olacak,
* Gelen misafirleri karşılayacak ve ilgili birime yönlendirecek,
* Sözlü, yazılı iletişim becerileri ve temsil yeteneği güçlü,
* Planlama, organizasyon ve raporlama becerisine sahip,
* Yoğun çalışma temposuna ve esnek çalışma saatlerine uyabilecek,