Yönetici Asistanı

GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

Asistanlık Görevleri

Yöneticisinin günlük, haftalık ve aylık iş planlamasını takip etmek, randevularını ve görüşmelerini düzenlemek. Yöneticisine imzaya gelen evrakın imzalanmasını ve ait olduğu yere gönderilmesini sağlamak. Tüm misafirler ilişkilerini yönetmek ve yönlendirmek. Yöneticisi tarafından talep edilen araştırma ve analizleri gerçekleştirmek, rapor ve sunumları hazırlamak. Yöneticisinin seyahat organizasyonlarını düzenlemek, uçak, otel, araç vb. rezervasyonları ve vize işlemlerini takip etmek.

İhale Görevleri:

Günlük olarak EKAP üzerinden kamu kurum ve kuruluşları ile askeri birliklerin ihalelerini takip etmek ve yöneticisine ihale detaylarını raporlamak. Yöneticisi tarafından onaylanan ihalelere katılım için gerekli olan ihale dosyalarını hazırlamak. Yurtiçi ve yurtdışından tedarik edilecek mal ve hizmet alımlarıyla ilgili piyasa fiyat araştırması yapmak ve yaklaşık maliyet hesaplamak. Tedariği yapılacak ürünlerle ilgili sipariş formlarını hazırlamak ve verilen siparişleri teslim alana kadar gerçekleşecek süreçleri takip etmek. İthalatı yapılan ürünlerin nakliye ve gümrük organizasyonlarının en uygun fiyatlarla yapılmasını sağlamak. Satınalma süreci sonuçlanana kadar yurtiçi ve yurtdışı tedarikçilerle sürekli irtibatta olmak ve satınalma sürecinin zamanında gecikmeye meal vermeden gerçekleşmesini sağlamak. Gerektiği takdirde muayene kabul iş ve işlemlerinde görev almak.

Genel olarak;

KOSGEB, TUBİTAK gibi kurumların hibe ve proje programlarını takip etmek ve faaliyet alanına girenleri yöneticisine raporlamak. Firmalara gönderilecek olan teklif dosyalarını hazırlamak. Mesleğine ilişkin yayınları ve mevzuatı sürekli ve düzenli olarak izlemek, gelişmeleri takip etmek ve bilgilerini güncellemek. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri yetkilisine sunmak. Görev alanı ile ilgili tüm kayıt, evrak ve değerlerin korunmasından sorumlu olmak, arşiv oluşturmak ve düzenini sağlamak. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Ön lisans ve/veya Lisans derecesine sahip olmak. Tercihen yaptığı işin gerektirdiği düzeyde bir yabancı dil bilgisine sahip olmak. Tercihen MS Office programlarını özellikle Word ve Excel programlarını çok iyi düzeyde bilmek. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.