Job Description
Executive Assistant
Selection Process Nº: 209821-6
Salary: 27,775 USD per annum
Contract Type: Indeterminate (Full-Time)
Term Details: This position is a Locally Engaged Staff position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Türkiye.
Job Function: Administrative
Classification: LE-A3
Location: the Embassy of Canada to TürkiyeNumber of
Vacancies: 1
Closing date for application: 12 May, 2025 at 23:59 UTC/GMT +2:00Apply Here
Summary of Duties:
This position provides executive administrative support services to the Ambassador and provides general support services to the entire Embassy as required. Duties include: maintaining the Ambassador’s schedule, calendar, contacts database; liaising with high level contacts' offices in government, private sector, and civil society; preparing the Ambassador’s visits within Ankara and/or outside of Ankara/country, including scheduling meetings, logistical arrangements, and coordination of briefing material; organizing high level meetings and coordinating events; ensuring Ambassador’s visas are up to date and liaising with Embassy’s to ensure delivery of passport visas on time; conducting research, drafting official correspondence including letters and diplomatic notes in English, and/or Turkish language; tracking and reporting on the budget; processing invoices and preparing claims for payment; data entry; maintaining a robust and effective network of contacts in senior officials offices; managing the staff at the Official Residence, completing hospitality claims for Head of Mission’s office as well as maintaining the official alcohol inventory; providing interpretation between Turkish and English, translating documents, emails and letters for the Ambassador; supporting the delivery of hospitality events; assisting the spouse of the Ambassador with her/his representational duties and performing other duties as required
Area of Selection:
This position is open to individuals who are legally authorized to work in Türkiye who meet all of the essential qualifications and whose applications are received on or by the closing date. Please note that the Embassy of Canada to Türkiye does not sponsor work authorizations directly or indirectly. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, language* and experience. Candidates must clearly demonstrate when applying to the position how they meet each of these essential qualifications.
*Language will be assessed further during the process.
Education:Candidates will be required to provide proof of the completion of their education.University degree from a recognized institution or relevant* professional experience*Relevant experience is defined as a minimum of 3 years of recent* experience in a position with a client service focus, including experience in providing client service direct to the general public.
Language:
Fluency* in English (oral, written, comprehension) Fluency* in Turkish (oral, written, comprehension)
* Fluency will be assessed by a variety of means including written assessment and interview.
Experience:Experience in an administrative role effectively managing a dynamic workload of executive support tasks such as coordinating visits, triaging correspondence, drafting written materials, scheduling meetings, preparing reports, and budget tracking. Experience in a role involving liaison/communication with government and/or corporate organizations and/or members of the public. Experience in working with social media, digital platforms and the media.
RATED REQUIREMENTS
The Rated Requirements are part of the essential qualifications and are relating to knowledge, abilities and competencies. Methods of assessment for rated requirements may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview (online pre-recorded/live or in-person), practical tests, presentations and/or psychometric assessment.
Knowledge:Knowledge of executive office support practices, financial tracking and standard office procedures and practices Knowledge of social media
Competencies: Showing initiative and being action-oriented Effective Interactive Communication Judgement Client focus Professional Integrity (values & ethics) Microsoft Office applications (Word, Excel and Outlook), data base and internet.
Abilities: Attention to detail Ability to conduct research, analyze information, make recommendations and write reports / correspondence. Ability to be organised and prioritize work Ability to work effectively within a team, independently, with supervisors and other colleagues Ability to maintain and leverage an effective network of contacts
Asset Qualifications:Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications.
Fluency in French (oral, written, comprehension) Experience working in a diplomatic mission/or Government of Canada in an administrative position
Experience working with a financial system such as SAP/IMS Experience in financial processes (e.g. invoice payments, processing claims for travel or hospitality, preparing contracting/financial agreements Previous experience of direct support for a Head of Mission, CEO or Minister or senior executive/official Experience in event planning and implementation
Organizational Needs:
This process will be used to create a pool of candidates for similar positions either full time or part time and indeterminate, term or temporary.
Operational Requirements:
Normal hours of work will be 37.5 per week. Overtime, at short notice, may be required Depending on the position it may require duties to be performed outside normal working hours (i.e., evenings and weekends / in emergency situations) Depending on the position it may require extensive overtime and travel during High level visits.
Conditions of Employment:
Conditions of employment must be met or complied with before being appointed to a particular position, and are to be maintained throughout the employment while being the incumbent of this position. -
Valid work authorization: Ability to obtain and hold a valid work authorization covering the entire employment period. -
Security screening:
Obtain and maintain a Reliability Status (security level) which includes a criminal and credit background check from the Government of Canada covering the entire employment period.
How to Apply
Only applications submitted via VidCruiter will be considered, unless a valid reason is presented and accepted prior to the closing date.
Do not include personal data such as; age, date of birth, gender, marital status, family status, religion or a picture in your application form, CV nor cover letter (as required). Please only include information relevant to the vacancy as requested in the job poster.
You must clearly demonstrate in answering the screening questions how you meet the education and experience factors listed in the essential and asset qualifications. You must provide specific examples to demonstrate clearly how you meet the qualifications. Global Affairs Canada cannot make any assumptions about your studies nor experience. Simply saying you have the required qualifications or listing your current duties will not be sufficient. Instead, you must provide concrete and detailed examples that clearly explain where, when, and how you gained the experience. No additional information will be sought beyond what you submit in your online application. Candidates may be required to upload a CV and/or a cover letter in English or French. These documents may be used as a secondary source to validate the answers to the screening questions. Applications which do not include all of the requested documents or information and/or which are not received by the closing date will be rejected. Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to do so will result in the application being rejected.
Important Notes
Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). The language requirement for this position is identified under the essential qualifications (language). In consequence, the assessment process for this vacancy will be conducted in English. Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required. Candidates must provide an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder. Reference checks may be sought for candidates who succeeded all of the assessments. Please note that the Embassy of Canada to Türkiye does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. Before an offer of employment can be made, successful candidates must provide a local residence address as proof of residence in the specified area of selection. This information is necessary to issue a letter of offer. As recently announced by the Government of Canada, the Policy for Mandatory Vaccination: Canada and the Mission Network is suspended as of June 20, 2022. The Government of Canada will continue to assess the need for additional public health measures, including the possible reintroduction of a vaccination mandate at a later date. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you need to be accommodated during any phase of the evaluation process, please contact us at LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca to request specialized accommodation. All information received in relation to accommodation will be kept confidential. The results of this selection process may also be used to establish one or more pools of fully or partially qualified candidates for similar term, indeterminate, part-time or full-time openings at the Embassy of Canada to Türkiye which might arise following the completion of this selection process. For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada.
Selection Process Nº: 209821-6
Salary: 27,775 USD per annum
Contract Type: Indeterminate (Full-Time)
Term Details: This position is a Locally Engaged Staff position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Türkiye.
Job Function: Administrative
Classification: LE-A3
Location: the Embassy of Canada to TürkiyeNumber of
Vacancies: 1
Closing date for application: 12 May, 2025 at 23:59 UTC/GMT +2:00Apply Here
Summary of Duties:
This position provides executive administrative support services to the Ambassador and provides general support services to the entire Embassy as required. Duties include: maintaining the Ambassador’s schedule, calendar, contacts database; liaising with high level contacts' offices in government, private sector, and civil society; preparing the Ambassador’s visits within Ankara and/or outside of Ankara/country, including scheduling meetings, logistical arrangements, and coordination of briefing material; organizing high level meetings and coordinating events; ensuring Ambassador’s visas are up to date and liaising with Embassy’s to ensure delivery of passport visas on time; conducting research, drafting official correspondence including letters and diplomatic notes in English, and/or Turkish language; tracking and reporting on the budget; processing invoices and preparing claims for payment; data entry; maintaining a robust and effective network of contacts in senior officials offices; managing the staff at the Official Residence, completing hospitality claims for Head of Mission’s office as well as maintaining the official alcohol inventory; providing interpretation between Turkish and English, translating documents, emails and letters for the Ambassador; supporting the delivery of hospitality events; assisting the spouse of the Ambassador with her/his representational duties and performing other duties as required
Area of Selection:
This position is open to individuals who are legally authorized to work in Türkiye who meet all of the essential qualifications and whose applications are received on or by the closing date. Please note that the Embassy of Canada to Türkiye does not sponsor work authorizations directly or indirectly. The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered based on merit. Our organization offers an inclusive workplace where respect, teamwork, and collaboration are part of our culture. Canada’s missions abroad are committed to promoting and supporting an environment free from harassment and discrimination, as well as encouraging and supporting employees to learn and develop their skills and competencies.
ESSENTIAL QUALIFICATIONS
Candidates will initially be screened against the Essential Qualifications relating to education, language* and experience. Candidates must clearly demonstrate when applying to the position how they meet each of these essential qualifications.
*Language will be assessed further during the process.
Education:Candidates will be required to provide proof of the completion of their education.University degree from a recognized institution or relevant* professional experience*Relevant experience is defined as a minimum of 3 years of recent* experience in a position with a client service focus, including experience in providing client service direct to the general public.
Language:
Fluency* in English (oral, written, comprehension) Fluency* in Turkish (oral, written, comprehension)
* Fluency will be assessed by a variety of means including written assessment and interview.
Experience:Experience in an administrative role effectively managing a dynamic workload of executive support tasks such as coordinating visits, triaging correspondence, drafting written materials, scheduling meetings, preparing reports, and budget tracking. Experience in a role involving liaison/communication with government and/or corporate organizations and/or members of the public. Experience in working with social media, digital platforms and the media.
RATED REQUIREMENTS
The Rated Requirements are part of the essential qualifications and are relating to knowledge, abilities and competencies. Methods of assessment for rated requirements may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview (online pre-recorded/live or in-person), practical tests, presentations and/or psychometric assessment.
Knowledge:Knowledge of executive office support practices, financial tracking and standard office procedures and practices Knowledge of social media
Competencies: Showing initiative and being action-oriented Effective Interactive Communication Judgement Client focus Professional Integrity (values & ethics) Microsoft Office applications (Word, Excel and Outlook), data base and internet.
Abilities: Attention to detail Ability to conduct research, analyze information, make recommendations and write reports / correspondence. Ability to be organised and prioritize work Ability to work effectively within a team, independently, with supervisors and other colleagues Ability to maintain and leverage an effective network of contacts
Asset Qualifications:Preference may be given to candidates who meet the Asset Qualifications. Where applicable, candidates must clearly demonstrate how they meet any asset qualifications.
Fluency in French (oral, written, comprehension) Experience working in a diplomatic mission/or Government of Canada in an administrative position
Experience working with a financial system such as SAP/IMS Experience in financial processes (e.g. invoice payments, processing claims for travel or hospitality, preparing contracting/financial agreements Previous experience of direct support for a Head of Mission, CEO or Minister or senior executive/official Experience in event planning and implementation
Organizational Needs:
This process will be used to create a pool of candidates for similar positions either full time or part time and indeterminate, term or temporary.
Operational Requirements:
Normal hours of work will be 37.5 per week. Overtime, at short notice, may be required Depending on the position it may require duties to be performed outside normal working hours (i.e., evenings and weekends / in emergency situations) Depending on the position it may require extensive overtime and travel during High level visits.
Conditions of Employment:
Conditions of employment must be met or complied with before being appointed to a particular position, and are to be maintained throughout the employment while being the incumbent of this position. -
Valid work authorization: Ability to obtain and hold a valid work authorization covering the entire employment period. -
Security screening:
Obtain and maintain a Reliability Status (security level) which includes a criminal and credit background check from the Government of Canada covering the entire employment period.
How to Apply
Only applications submitted via VidCruiter will be considered, unless a valid reason is presented and accepted prior to the closing date.
Do not include personal data such as; age, date of birth, gender, marital status, family status, religion or a picture in your application form, CV nor cover letter (as required). Please only include information relevant to the vacancy as requested in the job poster.
You must clearly demonstrate in answering the screening questions how you meet the education and experience factors listed in the essential and asset qualifications. You must provide specific examples to demonstrate clearly how you meet the qualifications. Global Affairs Canada cannot make any assumptions about your studies nor experience. Simply saying you have the required qualifications or listing your current duties will not be sufficient. Instead, you must provide concrete and detailed examples that clearly explain where, when, and how you gained the experience. No additional information will be sought beyond what you submit in your online application. Candidates may be required to upload a CV and/or a cover letter in English or French. These documents may be used as a secondary source to validate the answers to the screening questions. Applications which do not include all of the requested documents or information and/or which are not received by the closing date will be rejected. Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca prior to the closing date. Failure to do so will result in the application being rejected.
Important Notes
Only applications submitted in one of the official languages of Canada will be accepted (English or French). The language requirement for this position is identified under the essential qualifications (language). In consequence, the assessment process for this vacancy will be conducted in English. Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidates to ensure accurate contact information is provided and updated as required. Candidates must provide an email address that accepts email from unknown users and regularly check their email, including spam folder. Reference checks may be sought for candidates who succeeded all of the assessments. Please note that the Embassy of Canada to Türkiye does not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs. Before an offer of employment can be made, successful candidates must provide a local residence address as proof of residence in the specified area of selection. This information is necessary to issue a letter of offer. As recently announced by the Government of Canada, the Policy for Mandatory Vaccination: Canada and the Mission Network is suspended as of June 20, 2022. The Government of Canada will continue to assess the need for additional public health measures, including the possible reintroduction of a vaccination mandate at a later date. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process. If you need to be accommodated during any phase of the evaluation process, please contact us at LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca to request specialized accommodation. All information received in relation to accommodation will be kept confidential. The results of this selection process may also be used to establish one or more pools of fully or partially qualified candidates for similar term, indeterminate, part-time or full-time openings at the Embassy of Canada to Türkiye which might arise following the completion of this selection process. For Canadian citizens/residents and Canadian dual nationals, please note that it is your responsibility to enquire with the Canadian Revenue Agency about any possible taxation implications linked to an employment with the Government of Canada.
Required Skills
Adjoint(e) exécutif(ve)
Numéro du processus de sélection: 209821-6
Échelle salariale: 27,775 USD par an
Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein)
Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au Türkiye
Fonction du poste: Administratif
Classification: LE-A3
Lieu: l'Ambassade du Canada en Turquie
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 12 Mai, 2025 à 23:59 UTC/GMT +2:00
Résumé des fonctions:
Ce poste fournit des services de soutien administratif exécutif à l’Ambassadeur et offre un soutien général à l’ensemble de l’Ambassade, selon les besoins. Les tâches comprennent notamment :la gestion de l’agenda, du calendrier et de la base de données des contacts de l’Ambassadeur ;la liaison avec les bureaux de contacts de haut niveau dans le gouvernement, le secteur privé et la société civile ;la préparation des visites de l’Ambassadeur à Ankara et/ou en dehors d’Ankara/pays, incluant la planification des réunions, les arrangements logistiques et la coordination du matériel d’information ;l’organisation de réunions de haut niveau et la coordination d’événements; le suivi de la validité des visas de l’Ambassadeur et la coordination avec les ambassades pour assurer la livraison des visas dans les délais ;la recherche, la rédaction de correspondance officielle, y compris des lettres et des notes diplomatiques en anglais et/ou en turc ;le suivi et la production de rapports sur le budget ;le traitement des factures et la préparation des demandes de paiement ;la saisie de données ;le maintien d’un réseau solide et efficace de contacts dans les bureaux de hauts fonctionnaires ;la gestion du personnel de la Résidence officielle, la préparation des demandes de remboursement liées aux activités de représentation du chef de mission, ainsi que la gestion de l’inventaire officiel d’alcool; l’interprétation entre le turc et l’anglais, ainsi que la traduction de documents, courriels et lettres pour l’Ambassadeur ;le soutien à l’organisation d’événements de représentation ;l’assistance au/à la conjoint(e) de l’Ambassadeur dans ses fonctions de représentation ;et l’exécution d’autres tâches selon les besoins.
Zone de sélection :
Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à travailler en Türkiye, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Turquie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études:
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. Diplôme universitaire d’un établissement reconnu ou expérience professionnelle pertinente*L’expérience pertinente est définie comme un minimum de trois (3) années d’expérience récente dans un poste axé sur le service à la clientèle, incluant une expérience de prestation de services directement au grand public.
Profil linguistique :
Maîtrise* de l’anglais (oral, écrit, compréhension) Maîtrise* du turc (oral, écrit, compréhension)
* La maîtrise des langues sera évaluée par divers moyens, y compris une épreuve écrite et une entrevue.
Expérience :
Expérience dans un rôle administratif impliquant la gestion efficace d’une charge de travail dynamique de soutien exécutif, telle que la coordination de visites, le tri de la correspondance, la rédaction de documents, la planification de réunions, la préparation de rapports et le suivi budgétaire.Expérience dans un rôle impliquant des communications ou des interactions avec des organisations gouvernementales et/ou des entreprises et/ou le grand public.
Expérience dans l’utilisation des médias sociaux, des plateformes numériques et des médias.
EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.
Connaissances :Connaissance des pratiques de soutien aux bureaux exécutifs, du suivi financier et des procédures et pratiques de bureau standardConnaissance des médias sociaux
Compétences :Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’actionCommunication interactive efficace JugementOrientation clientIntégrité professionnelle (valeurs et éthique) Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), des bases de données et d’Internet
Capacités: Souci du détailCapacité à effectuer des recherches, analyser l’information, formuler des recommandations et rédiger des rapports ou de la correspondance Capacité à s’organiser et à établir les priorités Capacité à travailler efficacement en équipe, de manière autonome, avec les superviseurs et les autres collègues Capacité à entretenir et à tirer parti d’un réseau de contacts efficace
Qualifications constituant un atout :
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
• Maîtrise du français (oral, écrit, compréhension)
• Expérience de travail dans une mission diplomatique et/ou au sein du gouvernement du Canada dans un poste administratif
• Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS
• Expérience dans les processus financiers (p. ex. paiements de factures, traitement de réclamations pour les déplacements ou les activités d’accueil, préparation de contrats/ententes financières)
• Expérience préalable en soutien direct à un chef de mission, PDG, ministre ou cadre/haut fonctionnaire• Expérience en planification et mise en œuvre d’événements
Besoins organisationnels :Ce processus servira à constituer un bassin de candidatures pour des postes similaires, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, de durée indéterminée, déterminée ou temporaire.
Exigences opérationnelles :
• Les heures normales de travail seront de 37,5 heures par semaine.Des heures supplémentaires, avec un préavis court, peuvent être requises.
• Selon le poste, des tâches peuvent être demandées en dehors des heures normales de travail (c'est-à-dire en soirée et le week-end / en cas de situation d'urgence).
• Selon le poste, des heures supplémentaires importantes et des déplacements peuvent être nécessaires pendant les visites de haut niveau.
Conditions d'emploi :
Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. -
Autorisation de travail valide :
Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.
Comment appliquer
Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
Notes importantes
Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais. Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.l'Ambassade du Canada en Turquie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure. Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Turquie qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.
Numéro du processus de sélection: 209821-6
Échelle salariale: 27,775 USD par an
Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein)
Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en/au Türkiye
Fonction du poste: Administratif
Classification: LE-A3
Lieu: l'Ambassade du Canada en Turquie
Nombre de postes disponibles: 1
Date de clôture: 12 Mai, 2025 à 23:59 UTC/GMT +2:00
Résumé des fonctions:
Ce poste fournit des services de soutien administratif exécutif à l’Ambassadeur et offre un soutien général à l’ensemble de l’Ambassade, selon les besoins. Les tâches comprennent notamment :la gestion de l’agenda, du calendrier et de la base de données des contacts de l’Ambassadeur ;la liaison avec les bureaux de contacts de haut niveau dans le gouvernement, le secteur privé et la société civile ;la préparation des visites de l’Ambassadeur à Ankara et/ou en dehors d’Ankara/pays, incluant la planification des réunions, les arrangements logistiques et la coordination du matériel d’information ;l’organisation de réunions de haut niveau et la coordination d’événements; le suivi de la validité des visas de l’Ambassadeur et la coordination avec les ambassades pour assurer la livraison des visas dans les délais ;la recherche, la rédaction de correspondance officielle, y compris des lettres et des notes diplomatiques en anglais et/ou en turc ;le suivi et la production de rapports sur le budget ;le traitement des factures et la préparation des demandes de paiement ;la saisie de données ;le maintien d’un réseau solide et efficace de contacts dans les bureaux de hauts fonctionnaires ;la gestion du personnel de la Résidence officielle, la préparation des demandes de remboursement liées aux activités de représentation du chef de mission, ainsi que la gestion de l’inventaire officiel d’alcool; l’interprétation entre le turc et l’anglais, ainsi que la traduction de documents, courriels et lettres pour l’Ambassadeur ;le soutien à l’organisation d’événements de représentation ;l’assistance au/à la conjoint(e) de l’Ambassadeur dans ses fonctions de représentation ;et l’exécution d’autres tâches selon les besoins.
Zone de sélection :
Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à travailler en Türkiye, qui répondent à toutes les qualifications essentielles et dont les candidatures sont reçues au plus tard à la date de clôture. Veuillez noter que l'Ambassade du Canada en Turquie ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement. Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d'équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.
QUALIFICATIONS ESSENTIELLES
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.
Études:
Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’études et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études. Diplôme universitaire d’un établissement reconnu ou expérience professionnelle pertinente*L’expérience pertinente est définie comme un minimum de trois (3) années d’expérience récente dans un poste axé sur le service à la clientèle, incluant une expérience de prestation de services directement au grand public.
Profil linguistique :
Maîtrise* de l’anglais (oral, écrit, compréhension) Maîtrise* du turc (oral, écrit, compréhension)
* La maîtrise des langues sera évaluée par divers moyens, y compris une épreuve écrite et une entrevue.
Expérience :
Expérience dans un rôle administratif impliquant la gestion efficace d’une charge de travail dynamique de soutien exécutif, telle que la coordination de visites, le tri de la correspondance, la rédaction de documents, la planification de réunions, la préparation de rapports et le suivi budgétaire.Expérience dans un rôle impliquant des communications ou des interactions avec des organisations gouvernementales et/ou des entreprises et/ou le grand public.
Expérience dans l’utilisation des médias sociaux, des plateformes numériques et des médias.
EXIGENCES COTÉES
Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.
Connaissances :Connaissance des pratiques de soutien aux bureaux exécutifs, du suivi financier et des procédures et pratiques de bureau standardConnaissance des médias sociaux
Compétences :Faire preuve d’initiative et être orienté vers l’actionCommunication interactive efficace JugementOrientation clientIntégrité professionnelle (valeurs et éthique) Maîtrise des applications Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), des bases de données et d’Internet
Capacités: Souci du détailCapacité à effectuer des recherches, analyser l’information, formuler des recommandations et rédiger des rapports ou de la correspondance Capacité à s’organiser et à établir les priorités Capacité à travailler efficacement en équipe, de manière autonome, avec les superviseurs et les autres collègues Capacité à entretenir et à tirer parti d’un réseau de contacts efficace
Qualifications constituant un atout :
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.
• Maîtrise du français (oral, écrit, compréhension)
• Expérience de travail dans une mission diplomatique et/ou au sein du gouvernement du Canada dans un poste administratif
• Expérience de travail avec un système financier tel que SAP/IMS
• Expérience dans les processus financiers (p. ex. paiements de factures, traitement de réclamations pour les déplacements ou les activités d’accueil, préparation de contrats/ententes financières)
• Expérience préalable en soutien direct à un chef de mission, PDG, ministre ou cadre/haut fonctionnaire• Expérience en planification et mise en œuvre d’événements
Besoins organisationnels :Ce processus servira à constituer un bassin de candidatures pour des postes similaires, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, de durée indéterminée, déterminée ou temporaire.
Exigences opérationnelles :
• Les heures normales de travail seront de 37,5 heures par semaine.Des heures supplémentaires, avec un préavis court, peuvent être requises.
• Selon le poste, des tâches peuvent être demandées en dehors des heures normales de travail (c'est-à-dire en soirée et le week-end / en cas de situation d'urgence).
• Selon le poste, des heures supplémentaires importantes et des déplacements peuvent être nécessaires pendant les visites de haut niveau.
Conditions d'emploi :
Les conditions d'emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste. -
Autorisation de travail valide :
Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.
- Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d'emploi.
Comment appliquer
Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu'une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture. Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi. Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d'études et d'expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
Notes importantes
Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées. L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Anglais. Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables. Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.l'Ambassade du Canada en Turquie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus. Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure. Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BRLIN@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement. Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au l'Ambassade du Canada en Turquie qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection. Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.
Summary Info
- Executive Assistant
- Kamu - Devlet
- İdari İşler / Ofis , Sekretarya
- Tam zamanlı
- İş Yerinde
- Uzman
- Ankara Çankaya
- 3-20 yıl
- 50000 - 50000
- 5.05.2025
- 5.05.2025
- 4.07.2025
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