Genel Müdür Sekreteri

1984 yılından beri faaliyette olan ve genel müdürlük, banka şubesi veya ofis  binalarının ince inşaatında uzmanlaşan şirketimizin Koşuyolu Merkez ofisinde görev alacak kadın Genel Müdür Sekreteri / Ofis Yöneticisine gereksinimi vardır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemimize ve OHSAS 18001 İş Güvenliği Sistemimize uygun olarak asli görevi genel müdür sekreterliği ve ofis yöneticisi olacak kişiden beklenen hizmetler aşağıda özetlenmiştir:

1. Genel Müdür sekreterliğini yapmak. Bu doğrultuda ve aşağıdakiler ile sınırlı kalmamak kaydı ile genel müdürün vereceği tüm idari ve sekreterlik işlerini yapmak, takip etmek, yaptırmak veya yapıldıklarını denetlemek:

a.   Şirkete gelen telefonlara cevap vermek, bilgi alıp ilgili kişilere bağlamak veya daha sonra aranmak üzere not almak ve Genel Müdür’ün istediği kişileri aramak.

b.   Şirkete gelen evrakları teslim almak, tasnif etmek ve ilgili personele iletmek; giden evrakları yollamak/yollatmak ve tüm bu işlemleri kayıt altına almak.

c.   Genel Müdür’ün isteyeceği bilgileri veya belgeleri tedarik etmek ve bunları kayıt altına almak.

d.   Genel Müdür’ün vereceği faks/fotokopi/dosyalama v.b. sekreterlik işlerini yapmak.

e.   Şirkete gelen ziyaretçileri karşılamak. Bekleme holünde bekleterek geldikleri kişiye haber vermek ve akabinde toplantı odasına yönlendirmek. Bu kişilere ve toplantıya katılan şirket personeline çay/kahve ikramında bulunmak.

f.     Genel Müdürün vereceği diğer işleri yapmak, olmadığı dönemlerde idari işler konusunda yerine vekalet etmek.

2. Ofisi yönetmek. Bu doğrultuda ve aşağıdakiler ile sınırlı kalmamak kaydı ile:

a.   Ofisin ve bahçenin derli toplu, düzenli ve tüm cihazların çalışır olmasını; güvenli ve konforlu bir çalışma ortamını sağlamak.

b.   Yönetim çizelgesindeki (günlük, aylık, yıllık) işleri yapmak/yapılmalarını sağlamak/denetlemek.

c.   Bu çizelgeleri, Genel Müdür’ün onayını alarak güncellemek. Bu doğrultuda ofisin ve bahçenin temizliğini yaptırmak, yapılan işi kontrol etmek ve temizlik elemanını yönetmek, her sabah ve her akşam büronun düzenli olduğunu kontrol etmek, kırtasiye, ofis, bahçe ve mutfak eksikliklerini tespit ederek tedarik ettirmek.

d.   Büro demirbaşlarının bakım, temizlik ve tamirlerini, periyodik bakım çizelgelerine uygun olarak, yaptırmak (kazan, klimalar, bilgisayar, v.b. büro içindeki tüm cihazlar ve mobilyalar ile otomobiller) ve bu çizelgeleri, Genel Müdür onayını alarak güncellemek.

e.   Büro ve bahçedeki bitkilerin bakımlarını yapmak/yaptırmak/yapıldıklarını denetlemek.

f.     İş güvenlik uzmanının uyarılarını dikkate alarak gerekli güvenlik önlemlerini almak ve uyarıları yapmak.

g.   Depoda bulunan malzemelerin envanterinin çıkartılmasına yardımcı olmak ve kayıt altına almak.

h.   Depoya giren ve çıkan malzemeleri takip etmek, kayıt altına almak ve takibini yaparak geri gelmesini sağlamak.

i.     Sene sonlarında, Şantiye Şefi Yardımcısı ile depo sayımı yapmak ve kayıtları güncellemek.

j.     Deponun ve arşivin düzenli ve organize bir şekilde tutulmasını sağlamak.

k.    Arşivde korunması gerekmeyen evrakların tasfiyesine yardımcı olmak.

1)     Telefon iletişiminin çok iyi olması,

2)     Diksiyonunun, sesinin ve Türkçesinin çok iyi olması,

3)     Sözlü ve yazılı iletişiminin iyi olması,

4)     En az 5 yıl genel müdürlük sekreterliği iş tecrübesine sahip olması,

5)     Excell ve Word yazılımlarını etkin bir şekilde kullanabiliyor olması,

6)     35-55 yaş aralığında olması,

7)     En az Lise, tercihen üniversite mezunu olması,

8)     Düzenli olması, programlı ve planlı çalışma niteliğine sahip olması,

9)     Tercihen İngilizce biliyor olması,

10)Ofis ortamında çalışmaya istekli olması,

11)İnsan ilişkilerinde başarılı bir yapıya sahip olması,

12)İstanbul belediye sınırları içinde, tercihen Kadıköy ilçe sınırları içinde ikamet ediyor olması.

Bu niteliklere sahip olmayanların başvuru yapmamasını rica ederiz.