Klinik ve İdari İşler Asistanı

İş Tanımı:

Yeni açılacak kliniğimizde, Psikiyatr Hekim ve Klinik Psikologlarla birlikte çalışmak üzere deneyimli bir Klinik ve İdari İşler Asistanı arıyoruz.

Pozisyonun ana sorumluluğu kliniğin günlük idari ve operasyonel akışıdır.

Pozisyon, Psikiyatr Hekime, Genel Koordinatör ve İnsan Kaynakları/Finans birimine bağlı olarak çalışacak; klinik operasyonlar ile İK, ön muhasebe, kurumsal takvim ve genel asistanlık süreçlerinde İnsan Kaynakları birimiyle koordineli hareket edecektir. İlerleyen dönemde düzenlenecek sertifikalı eğitimlerin operasyon süreçleri de görev kapsamındadır.

Görev ve Sorumluluklar:

- Telefon, WhatsApp, e-posta ve yüz yüze danışan iletişimini kurum diline uygun biçimde yürütmek,
- Psikiyatrist hekimin ve klinik psikologların takvimlerini; randevu, teyit, iptal, erteleme ve bekleme listesi süreçlerini düzenli olarak yönetmek, ihtiyaç duyulan alanlarda destek vermek,
- Danışan kayıtlarının ve gerekli idari formların eksiksizliğini kontrol etmek;danışan verilerini yetkilendirme ve mahremiyet kurallarına uygun biçimde ayrı sistemlerde takip etmek,
- Kliniğe ait ödeme, tahsilat, fatura bilgisi ve ilgili belgelerin takibini belirlenen iş akışına göre yürütmek,
- Danışanlar, uzmanlar ve ilgili idari birimler arasındaki koordinasyonu sağlamak,
- Kliniğin günlük düzen ve temizliğinden sorumlu olmak,
- Günlük klinik akışını, görüşme odalarının düzenini ve bekleyen işleri takip etmek,
- Danışan ve misafirlerin karşılanması, ikram, sunum ve gerekliliklerinin sağlanması,
- Randevu, iptal, doluluk ve tahsilat süreçlerine ilişkin düzenli raporlamalar hazırlamak,
- İşe giriş-çıkış evrakı, izin-devam takibi ve personel belge akışı gibi perasyonel süreçleri İnsan Kaynakları birimiyle koordineli olarak yürütmek,
- Fatura, makbuz, masraf belgesi, ödeme ve tahsilat evrakını düzenli biçimde takip etmek; ön muhasebe kayıtlarının hazırlanmasına ve birim aktarımına destek olmak,
- Kurumsal ve yönetici takvimlerini, toplantı-randevu organizasyonlarını, hatırlatmaları ve aksiyon takiplerini yürütmek,
- Kliniğe ait sağlık, personel ve finans verilerini birbirinden ayrı, erişim yetkilerine ve gizlilik kurallarına uygun biçimde yönetmek,
- İlerleyen dönemde sertifikalı eğitimlerin kayıt, katılım, ödeme, doküman ve sertifika süreçlerine operasyonel destek vermek.

En az ön lisans mezunu,
Klinik asistanlığı, tıbbi sekreterlik, ofis yönetimi, idari işler, yönetici asistanlığı veya benzer operasyon rollerinde deneyimli,
Tercihen psikiyatri, psikoterapi merkezi, klinik, muayenehane, tıp merkezi veya özel hastane deneyimi bulunan,
İK evrak süreçleri, ön muhasebe, ajanda-takvim yönetimi ve yönetici asistanlığı alanlarından en az ikisinde uygulamalı deneyim sahibi,
MS Office ve Google Workspace uygulamalarını; özellikle Excel/Sheets, dijital takvim ve takip sistemlerini etkin kullanabilen,
Sözlü ve yazılı iletişimi güçlü; diksiyonu düzgün, sakin, sabırlı ve yargılamayan bir iletişim diline sahip,
Mahremiyet, mesleki sınırlar, KVKK ile danışan, çalışan ve finans bilgilerinin korunması konusunda yüksek hassasiyet gösteren,
Evrak, rakam, ödeme ve takvim takibinde dikkatli; kayıt disiplini ve kontrol alışkanlığı güçlü,
Kredi Kartı (POS, Sanal POS), Nakit tahsilatlarını yapabilen, günlük ve istenen periyotlarda raporlama yapabilen,
Yoğun ve değişken iş akışında önceliklendirme yapabilen; düzenli, dikkatli, sorumluluk sahibi ve çözüm odaklı,
Belirlenen çalışma saatlerine, randevu düzenine ve dakiklik standardına titizlikle uyum sağlayan,
Kurumsal kimliği temsil ettiğinin bilinciyle kişisel bakımına özen gösteren; temiz, düzenli ve klinik çalışma ortamına uygun profesyonel bir görünüm benimseyen,
Tercihen Anadolu Yakası'nda ikamet eden, Fenerbahçe-Kadıköy lokasyonuna ulaşım sorunu olmayan,
Ekip çalışmasına yatkın ve uzun süreli çalışma hedefi bulunan.

Başvurular sadece YeniBirİş platformu üzerinden alınacaktır. Telefon ile bilgi verilmeyecektir.

www.acikbeyin.com