Ofis Asistanı

Kendisine iletilen görev tanımı ve sorumlulukları uygulamak, takip ve geri bildirim sağlamak.Ofisin dışa açılan yüzü olarak her zaman olumlu, güler yüzlü olmak,Ofise gelen ziyaretçilerin karşılanması ve ağırlanması konusunda gerekli organizasyonları yapmak ve ilgili birimlere yönlendirmek,Telefon trafiğinin (karşılama, cevaplama, yönlendirme ve bilgilendirme) yönetmek ve yönlendirmek,Kargo, posta ve evrak trafiğini yönetmek ve takibini sağlamak,Ofis malzemeleri ve diğer ihtiyaçları tespit ederek, satın alınmasını sağlamak,Yurt içi ve yurtdışı seyahat (uçak bileti, vize, konaklama) ve toplantı organizasyonlarını yapmak,Ofisin genel işleyişi, düzeni konusunda gerekli organizasyonları yapmak,Sorumluluğu dahilindeki veri girişi / raporları dikkatli şekilde hazırlamak,Kalite Yönetimi ve İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi (İso 9001, 14001,45001) belgerinin yenilenme ve ara denetim süreçlerinin takibini yapmak,İdari işler konusunda ilgili birimlere destek olmak.

POZİSYONUN AMACIROK Enerji A.Ş' de ofis içi iletişim ve çalışmasını etkin ve verimli şekilde sürdürülmesini sağlayıcı idari iş ve görevleri yürütmek / yönetmek.TEMEL SORUMLULUKLAR Telefon Görüşmeleri (Ofis içi telefon görüşmeleri ve gelen dış çağrıları cevaplandırmak / organize etmek). İşle ilgili randevuları organize etmek; ziyaretçileri karşılamak ve ağırlamak; toplantıları düzenlemek/organize etmek. ROK Enerji çalışanlarının ve yöneticilerin iş seyahati (uçak, otel, vize işlemleri v.b) organizasyonlarını gerçekleştirmek / yürütmek.  Günlük ofis içi yazışmalar, faturalar, faks, kargo v.b işlemleri yapmak, evrak trafiğini kaydetmek/yönlendirmek/takibini yapmak/yönetmek. ROK Enerji'ye gelen tüm faturaları almak, düzenlemek ve haftalık bazda onaylatarak muhasebeye teslim etmek. ROK Enerji'nin kiralık araç filosunu yönetmek (kiralama, takip ve tüm idari süreçleri). İhtiyaç halinde halelerin idari kısmı ile ilgili evrakları hazırlamak / düzenlemek. Şirket evraklarının (soft - hard copy) dosya ve arşiv düzenlemesini yapmak. Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasında, uygulanmasında ve sürdürülmesinde görev almak; sistemin performansı ve iyileştirilmesine yönelik ihtiyaçlar hakkında önerilerde bulunmak, yönetim sistemleri politikalarına göre çalışmaktan sorumlu olmak. Denetimlerde, denetçilere gerekli tüm bilgileri vermek / verilmesini sağlamak, denetimler sonrasında belirlenen gerekli düzeltici - önleyici faaliyeti gerçekleştirmek ve uygunsuzluğu ortadan kaldırmak. Saklamakla sorumlu olduğu kayıtları ulaşılabilir ve kullanılabilir şekilde muhafaza etmek.

Minimum Ofis Yönetimi ve Büro Sekreterliği mezunu olmak Tercihen 4 yıllık Üniversite (İşletme/İş İdaresi) mezunu olmak
Minimum orta, tercihen iyi düzeyde İngilizce konuşma ve yazma bilgisine sahip olmak
Ofis Yönetimi ve Büro Sekreterliği eğitimiKalite Yönetim Sistemleri Eğitimi
Ofis Asistanlığı minimum 2-3 yıl çalışma deneyimine sahip olmak