• 09.10.2020
  • Yönlendirmeli İlan
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Job Description

Position title: Receptionist
Appointment Process:  2020-ANKRA-03
Vacancy Type:  Indeterminate
Term Details: This position is a LES (Locally Engaged Staff) position, subject to the Terms and Conditions of Employment for LES in Turkey.
Number of Vacancies: 1
Department: Embassy of Canada to Turkey
Job Category: Common Services
Level: Assistant
Classification: LE-04
Salary:  95,802 TRY (gross annual salary)
Location: Ankara, Turkey
Closing date:  November 1, 2020

Summary of Duties:
The work will consist mostly of the following duties:
  • Operating the central telephone switchboard;
  • Providing general information to visitors and answering general inquiries;
  • Receiving and dispatching all mail/correspondence;
  • Providing logistics support for official events and other mission activities;
  • Undertaking research and preparation of documents;
  • Performing administrative duties as required (e.g. data entry, filing, scanning).
Communication, both verbal and written, should be excellent with good phone etiquette, and fluent English, French and Turkish language skills.

Area of selection/Eligibility:
This position is open to individuals who are legally authorized to work in Turkey, and to employees occupying an indeterminate or term position at the Embassy of Canada to Turkey in Ankara and the Consulate General of Canada in Istanbul, who meet all of the essential qualifications and whose applications are received on or by the closing date.

Please note that the Embassy of Canada to Turkey does not sponsor work authorizations directly or indirectly.

The Government of Canada is an equal opportunities employer and welcomes applications from diverse sections of the community. Candidates will be considered on merit regardless of ethnic origin, religious belief, gender, age, sexual orientation, disability or any other irrelevant factor.

Essential qualifications 
Candidates will initially be screened on the essential qualifications below and must demonstrate in their cover letter how they meet these criteria. Only those candidates who meet all the Essential Requirements will proceed to the next stage of the process.

  • University degree from a recognized institution.
  • Fluency in English (both written and oral)
  • Fluency in French (both written and oral)
  • Fluency in Turkish (both written and oral)
You must provide evidence of your English language ability as follows:
A recent language test score from IELTS showing each score at 6 or above*, or
Proof of graduation from an English language medium high school, or
Proof of graduation from an English language medium university, or
Proof of at least one year of recent continuous work experience in an office where English was the principal language of work.**

*IELTS TRF examination date must be within the past two years.
** Recent is defined as being in the last five years.

  • Recent* experience working in an office environment as a receptionist or administrative support.
  • Recent* experience in dealing with the public/clients. 
*Recent is defined as minimum of 6 months within the last five years.

Rated Requirements
Candidates must also meet the Rated Requirements shown below, which will be assessed through any of the following: written test, oral communication, interview and reference checks.

  • Knowledge of Canada
  • Knowledge of general office procedures and practices
  • Knowledge of general administrative principles, including but not limited to filing, office organizational procedures, generally accepted meeting, email & phone etiquette, etc.
Abilities and Competencies
  • Proficiency in the use of Microsoft Office applications (Outlook, Word, Excel)
  • Ability to communicate effectively in English, Turkish and French, both orally and in writing
  • Ability to follow instructions
  • Professional integrity
  • Client Focus
  • Values and ethics - Serving through integrity and respect
  • Interpretation from English to Turkish (and vice versa)
  • Engagement - Working effectively with people, organizations, partners
  • Excellence through results - Delivering through own work, relationships and responsibilities
  • Organization and priorization
Asset Qualifications
Preference may be given to candidates who have the following asset qualifications. Candidates must also clearly demonstrate how they meet these factors in their cover letter:
  • Recent experience working in an international organization, Embassy or Consulate
Operational Requirements:
  • Hours of Work: 37.5 hours per week
  • Ability to work overtime (compensated)
  • Annual leave dates may be restricted due to operational needs
  • Willingness and ability to undergo training
  • Adhere to Canada's Code on Values & Ethics
Conditions of Employment:
  • Candidates must have and maintain the status to work legally in Turkey.
  • Any job offer is subject to receipt of satisfactory employment and character references and the ability to obtain and maintain an Enhanced Reliability security screening including:
             -a criminal record check
             -National ID, professional and educational certificates
             -Credit history check
             -Reference check
  • Reliability Status must be maintained throughout your employment at the Embassy, as failure to do so may result in dismissal.
  • Copies of educational qualifications will be required.
How to apply:
  • Candidates are  required to upload a CV and a covering letter. Applications which do not include all of the requested documents or information will be rejected.
  • Candidates must demonstrate concisely in their cover letter how they meet the essential and asset qualifications. It is recommended that candidates structure their cover letter based on the sections outlined in the Essential Qualifications and in the Asset Qualifications (where applicable) in order to best demonstrate how these are met.
  • Candidates who are unable to submit their application due to technical difficulties must report these to: prior to the closing date.  Failure to so will result in the application being rejected.
Important notes:
  • Candidates are entitled to participate in the appointment process in the official language of their choice. They are asked to indicate their preferred official language in their application (English or French).
  • Communication for this process will be sent via email. It is the responsibility of the candidate to ensure accurate contact information is provided and updated as required.
  • Candidates who apply to this selection process should include an email address that accepts email from unknown users (some email systems block these types of email).
  • Candidates selected at the screening stage will be invited for further assessment. Methods of assessment may include, but are not limited to, a written examination, an oral interview, role-play, practical tests, presentations and/or psychometric assessment.
  • Reference checks will be sought for candidates that reach interview stage and may form part of the selection process.
  • Please note that the Embassy of Canada in Turkey does not sponsor work permits directly or indirectly.
  • If candidates need any special assistance in terms of attending interviews or participating in the interview process then please let us know whilst making the application.
  • Salaries at the Embassy of Canada in Turkey are established and revised based on a mid-local market employer‎ policy. ‎
  • Gross salaries are paid to the employees who are in turn responsible to pay their income taxes to the Turkish Government at the end of the fiscal year.
  • The Embassy of Canada in Ankara and the Consulate General in Istanbul do not reimburse any travel costs to and from interviews/exams nor does it reimburse any relocation costs.
  • The results of this competition may also be used to establish an eligibility list of staff for similar openings at the Embassy of Canada in Ankara which might arise in the 12 months following the completion of this competition.
Applications will only be considered when received through our portal.  Link for this job poster -

Required Skills

Titre du poste : Réceptionniste
Processus de nomination: 2020-ANKRA-03
Type de contrat: Durée indéterminée
Détails du terme: Ce poste d’ERP (employés recrutés sur place) est assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur en Turquie.
Département: Ambassade du Canada en Turquie
Nombre de postes vacants: 1
Catégorie du poste: Services communs
Niveau: Assistant
Classification: ERP-04
Échelle salariale: Salaire annuel brut de 95 802 TRY
Lieu: Ankara, Turquie
Date de clôture: 1 novembre 2020

Résumé des fonctions
Le travail comprendra principalement les tâches suivantes:
  • Utiliser du standard téléphonique central;
  • Fournir des renseignements généraux aux visiteurs et répondre aux demandes de renseignements généraux;
  • Recevoir et expédier tout le courrier / la correspondance;
  • Fournir un soutien logistique aux événements officiels et aux autres activités de la mission;
  • Entreprendre des recherches et préparer des documents;
  • Effectuer des tâches administratives selon les besoins (par exemple, la saisie de données, le classement de documents, la numérisation de données).
La communication, à la fois verbale et écrite, doit être excellente avec une bonne étiquette téléphonique et une maîtrise de l’anglais, du français et du turc.

Zone de sélection/d'admissibilité
Ce poste est ouvert aux candidats externes qui sont résidents légaux de la Turquie et les employés occupant un poste de durée indéterminée ou déterminée à l'ambassade du Canada en Turquie à Ankara et au consulat général du Canada à Istanbul qui remplissent toutes les conditions d'emploi et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.

Veuillez noter que l’ambassade du Canada à Ankara en Turquie ne parraine pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d'égalité des chances et accueille les candidatures des diverses sections de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite, quel que soit leur origine ethnique, religion, sexe, âge, orientation sexuelle, handicap ou n'importe quel autre facteur non pertinent.

Qualifications essentielles
Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives ci-dessous et ils doivent démontrer clairement dans leur lettre d’accompagnement et dans leur curriculum vitae comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

  • Diplôme universitaire d’une institution reconnue
Profil linguistique:
  • Maîtrise de l’anglais (écrit et parlé)
  • Maîtrise du français (écrit et parlé)
  • Maîtrise du turc (écrit et parlé)
Vous devez prouver que vous maîtrisez l’anglais comme suit:
  • Un résultat récent au test de langue de l’IELTS montrant chaque score à 6 ou plus *, ou
  • Une preuve d’obtention du diplôme d’enseignement secondaire de langue anglaise, ou
  • Une preuve d’obtention du diplôme d’une université de langue anglaise moyenne, ou
  • Preuve d'au moins une année d'expérience professionnelle continue et récente dans un bureau où l'anglais était la principale langue de travail. **
* La date de l'examen IELTS TRF doit être dans les deux dernières années.
** Récent est défini comme étant au cours des cinq dernières années.

  • Expérience récente * dans un environnement de bureau en tant que réceptionniste ou soutien administratif.
  • Expérience récente * dans les relations avec le public / les clients.
* Récent est défini comme un minimum de 6 mois au cours des cinq dernières années.

Exigences cotées
Les candidats doivent également satisfaire aux exigences cotées indiquées ci-dessous qui seront évaluées au moyen des éléments suivants: examen écrit, entrevue orale, jeu de rôle et vérification des références.

  • Connaissance du Canada
  • Connaissance des procédures et pratiques administratives générales.
  • Connaissance des principes administratifs généraux, y compris, sans s'y limiter, le classement, les procédures organisationnelles du bureau, les réunions généralement acceptées, l'étiquette du courriel et du téléphone, etc.
Capacités & compétences:
  • Maîtrise de l’utilisation des applications de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
  • Aptitude à communiquer efficacement en anglais, turc et français, oralement et par écrit.
  • Aptitude à suivre des instructions
  • Intégrité professionnelle
  • Orientation client
  • Valeurs et éthique - Servir empreint d’intégrité et de respect
  • Capacité à interpréter des dialogues entre l’anglais et le turc.
  • Engagement – Mobilisation des gens, des organisations et des partenaires
  • L’excellence par les résultats: réalisation par son propre travail, ses relations et ses responsabilités
  • Capacité à organiser son travail et à établir un ordre de priorité.
Qualifications constituant un atout
La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement dans leur lettre d’accompagnement comment ils répondent à ces qualifications:
  • Expérience récente de travail dans une organisation internationale, une ambassade ou un consulat
Besoins opérationnels
  • Heures de travail: 37.5 heures par semaine
  • Capacité à faire des heures supplémentaires (rémunérées)
  • Les dates des congés annuels peuvent être limitées en raison de besoins opérationnels
  • Volonté et capacité de suivre de la formation
  • Adhérer au Code de valeurs et d'éthique du Canada
Conditions d’emploi
  • Les candidats doivent avoir et conserver un statut leur permettant de travailler légalement en Turquie.
  • Toute offre d'emploi est subordonnée à la réception de références satisfaisantes en matière d'emploi, de caractère et à la capacité d'obtenir et de conserver une cote de fiabilité, notamment:
               -une vérification des antécédents criminels
               -carte d'identité nationale, certificats professionnels et d'études
               -vérification d’antécédent de crédit
               -vérification des références 
  • La cote de fiabilité doit être maintenue tout au long de votre emploi à l'ambassade, faute de quoi, vous risquez d'être renvoyé(e).
  • Des copies des diplômes d'études seront requises. 
Comment appliquer
  • Les candidats doivent  télécharger leur CV et une lettre de présentation. Les dossiers de candidature qui n'incluent pas tous les documents ou informations demandés seront rejetés.    
  • Les candidats doivent démontrer de manière concise dans leur lettre de présentation comment ils répondent aux qualifications essentielles et aux atouts. Il est recommandé aux candidats de structurer leur lettre d'accompagnement en fonction des sections décrites dans les qualifications essentielles et dans les qualifications constituant un atout (le cas échéant) afin de mieux démontrer comment elles sont remplies.  
  • Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature suite à des difficultés techniques doivent le signaler à : avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.
Notes importantes
  • Les candidats ont le droit de participer au processus de recrutement dans la langue officielle de leur choix (anglais ou français) et sont priés d'indiquer leur langue officielle préférée dans leur dossier de candidature.
  • Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s'assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
  • Les candidats doivent inclure une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boite courriel, y compris les courriels indésirables.
  • Les candidats sélectionnés lors de la présélection seront invités à une évaluation plus approfondie. Les méthodes d'évaluation peuvent inclure, entre autres, un examen écrit, une interview orale, un jeu de rôle, des tests pratiques, des présentations et / ou une évaluation psychométrique.
  • Une vérification des références fournies sera faite pour les candidats qui accèdent à l’étape de l'entrevue et pourrait faire partie du processus de recrutement.
  • Veuillez noter que l'ambassade du Canada en Turquie ne parraine pas de permis de travail directement ou indirectement.
  • Les candidats nécessitant une assistance spéciale afin de participer aux examens écrits et/ou aux entrevues, sont priés de nous en informer.
  • Les salaires à l'ambassade du Canada en Turquie sont établis et révisés en fonction de la politique de l'employeur sur le marché local.
  • Les salaires bruts sont versés aux employés, qui sont à leur tour responsables de payer leurs impôts sur le revenu au gouvernement turc à la fin de l'exercice.
  • L’ambassade du Canada en Turquie ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
  • Les résultats de ce processus de recrutement peuvent également être utilisés pour établir une liste d’éligibilité de candidats qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à l’ambassade du Canada en Turquie qui pourraient paraitre dans les douze mois suivant la fin de ce concours.
Les candidatures ne seront prises en compte que si elles sont reçues via notre portail. Lien pour cette offre d'emploi -

Summary Info

  • Receptionist
  • Other
  • Administration
  • Full-time
  • Clerk
  • Ankara Çankaya
  • 09.10.2020
  • 09.10.2020
  • 08.12.2020

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