Sekreter

SEKRETER / SANTRAL  MEMURU

İş Tanımı; 

32 Yıldır Yalıtım sektöründe üretim yapan  Özpor Taşyünü fabrikasına aşağıdaki SORMULULUKLAR ve NİTELİKLERE uygun SEKRETER / SANTRAL MEMURU aramaktadır.

A- Sorumluluklar
1. Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen telex/fax mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak,
2. Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak, telefonlara Şirket imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak,
3. Şirket içi, acil, ilişkide olunan kişi/?rmaların telefonlarını içeren bir telefon ?hristi tutmak ve bu ?hristi güncelleştirerek ilgili personele dağıtmak,
4. Şirketin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak ve yürütmek, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan/onaylanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme/yere göndermek,
5. Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak,
6. “Kıymetli evrak” tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek veya göstermemek,
7. İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları vb... bilgisayar aracılığı ile yazıp kayıtlı olarak tutmak,
8. Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak, Bölümlere fotokopi desteği sağlamak,
9. İşyerine gelecek veya seyahat edecek personel için seyahat vasıtası ve konaklama rezervasyonlarını yapmak, ilgili organizasyonları takip etmek,
10. Personelin oturma/çalışma izinlerinin alınmasında, pasaport ve vize işlemlerinin yapılmasında Personel Müdürü ve Muhasebe ile işbirliği yapmak,
11. Yönetim Kurulu Üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi tra?ğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,
12. Özpor’da çalışmaya başladıktan sonra ayrılma halinde 3 yıl rakip ?rmalarda çalışmamak,
13. Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/?rmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama vb.. mesajları çekmek veya ilan vermek, belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,
14. Büro kırtasiye ihtiyaçlarını saptamak ve bu konuda Personel ve İdari İşler Şe?ne bilgi vermek, Gazete,   kitap, süreli yayınları temin etmek, iç dağıtımını yapmak, geri dönmesi gereken yayınları takip etmek,
15. Gelen telefon, fax, telex faturalarını kontrol etmek, haberleşme harcamaları ile ilgili tablolar düzenlemek, durumdan Personel ve İdari İşler Şe?ne düzenli bilgi vermek,
16. Bilgisayar, fotokopi, fax, telex, santral makinesi vb.. o?s ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutmak, periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırmak,

17. Görevi ile ilgili olarak gizlilik ilkesine bağlı kalmak,
18. Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak.
19. iş güvenliği, personellerin sorunları vb konularda yöneticiyi daima bilgilendirir.
20. Bağlı bulunduğu birimin  iç ve dış görüşmelerini düzenleyerek, yetkililerle yapılması gerekli görülen (kişi veya grupların) görüşmelerini, makamın zaman ve iş durumlarını da dikkate alarak planlamak, emre göre görüşmeleri yürütmek
21. Yöneticinin yazılı ve sözlü direkti?erinin ilgili kişi ve birimlere iletilmesini sağlamak
22. Seyahat organizasyonları, toplantı organizasyonları, iletişim tra?ği en önemli görevidir.
23. Yönetim kuruluna - Üstlerine karşı ….bey, …..hanım yerine, “efendim” diye hitap etmek