İşe Girerken İstenen Belgeler ve Özlük Dosyası

Yeni bir işe başlarken işverenin sizden istediği belgeler, özlük dosyanızın temelini oluşturur. Kimlik bilgilerinden diplomaya, sağlık raporundan adli sicil kaydına kadar bu belgeler hem yasal yükümlülükler hem de çalışma ilişkisinin sağlıklı yürütülmesi için gereklidir. Bu yazıda özlük dosyasının ne olduğunu, işe girişte istenen belgeleri, saklama sürelerini ve çalışanın haklarını bulabilirsiniz.

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, işverenin her çalışanı için tuttuğu ve çalışanın kimlik, eğitim, sağlık, izin, performans ve disiplin bilgilerini içeren kişisel dosyadır. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi, işverene her işçi için bir özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir.

Kanuna göre özlük dosyasında işçinin kimlik bilgilerinin yanında, kanun ve diğer mevzuata göre düzenlenmesi gereken her türlü belge bulunmalıdır. İşveren, bu dosyayı talep hâlinde yetkili memur ve görevlilere göstermek zorundadır. Dosya fiziksel olarak tutulabileceği gibi dijital ortamda da saklanabilir.

İşe Girişte İstenen Belgeler Listesi

İstenen belgeler işin niteliğine göre değişse de işe giriş evrakları genellikle şunlardır:

• Nüfus cüzdanı fotokopisi veya nüfus kayıt örneği

• Yerleşim yeri (ikametgâh) belgesi

• Diploma veya mezuniyet belgesi fotokopisi

• Adli sicil kaydı

• Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)

• İşe giriş sağlık raporu

• Vesikalık fotoğraf

• SGK hizmet dökümü (daha önce çalışanlar için)

• Banka hesap bilgisi (IBAN)

• Varsa mesleki yeterlilik belgesi, sürücü belgesi, sertifikalar

• Aile durumunu gösteren belgeler (eş ve çocuk yardımı veya sağlık sigortası için)
  
  

Bu belgelerin önemli bir kısmı e-Devlet üzerinden barkodlu olarak alınabilir. Barkodlu belgeler işveren tarafından doğrulanabildiği için ıslak imzalı nüshaya genellikle gerek kalmaz.

İşe girerken istenen belgeler ne zaman teslim edilmeli?

Belgelerin işe başlamadan önce ya da ilk gün teslim edilmesi idealdir. İşveren, çalışanı işe başlatmadan en geç bir gün önce SGK'ya işe giriş bildirgesi vermek zorundadır; bu nedenle kimlik ve iletişim bilgilerinin önceden paylaşılması gerekir. Eksik belge kalırsa hangi tarihe kadar tamamlanacağını insan kaynakları birimiyle netleştirmek faydalıdır.

Sağlık Raporu ve Adli Sicil Kaydı

İşe giriş sağlık raporu: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'na göre çok tehlikeli ve tehlikeli sınıfta yer alan işlerde, işe başlamadan önce işin niteliğine uygun olduğunu gösteren sağlık raporu alınması zorunludur. Bu rapor iş yeri hekiminden veya yetkili sağlık kuruluşlarından alınır ve maliyeti işverene aittir. 18 yaşından küçük çalışanlar için de sağlık raporu zorunludur. Az tehlikeli işlerde ise işverenin politikasına göre rapor istenebilir.

Adli sicil kaydı: Adli sicil kaydı, kişinin kesinleşmiş mahkûmiyet kararlarını gösteren belgedir ve e-Devlet üzerinden "Adli Sicil Kaydı Sorgulama" hizmetiyle ücretsiz alınabilir. Belge alınırken hangi kuruma verileceği seçilir. Kamu kurumları ile güvenlik, finans ve eğitim gibi güven gerektiren alanlarda bu belge sıkça istenir.

Adli sicil kaydı her işte istenebilir mi?

Kişisel verilerin korunması mevzuatı açısından işverenin yalnızca işin gerektirdiği ölçüde bilgi talep etmesi beklenir. Adli sicil kaydı hassas nitelikte kişisel veri olduğundan, işin niteliğiyle ilgili olmadığı durumlarda talep edilmesi ölçülülük ilkesine aykırı görülebilir. Uygulamada birçok işveren yine de bu belgeyi standart işe giriş evrakları arasında ister.

Özlük Dosyası Ne Kadar Saklanır?

İş Kanunu özlük dosyası için belirli bir saklama süresi öngörmez. Ancak diğer mevzuattaki zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklama yapılır. İşçilik alacaklarında (kıdem, ihbar, yıllık izin ücreti gibi) zamanaşımı beş yıl, genel zamanaşımı ise on yıldır. Sosyal güvenlik mevzuatı da işverenlerin belgeleri ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak on yıl saklamasını öngörür.

Bu nedenle özlük dosyalarının iş ilişkisi sona erdikten sonra en az on yıl saklanması yaygın uygulamadır. Saklama süresi dolan belgeler, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun şekilde silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.

Çalışanın Özlük Dosyasına Erişim Hakkı

Çalışan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında hakkında işlenen verileri öğrenme, bu verilerin hangi amaçla kullanıldığını sorma ve yanlış bilgilerin düzeltilmesini isteme hakkına sahiptir. Bu talepler yazılı olarak işverene iletilir; işveren en geç otuz gün içinde yanıt vermek zorundadır.

İşveren de İş Kanunu'na göre işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına uygun kullanmak ve gizli kalmasında haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. Özlük dosyasına yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi gerekir.

Özlük hakları ne anlama gelir?

Özlük hakları; ücret, izin, terfi, sosyal yardımlar, sigorta ve emeklilik gibi çalışanın statüsünden doğan haklarının bütünüdür. Özlük dosyası ise bu hakların belgelendiği ve takip edildiği kayıttır. Bu nedenle dosyanın doğru ve güncel tutulması, çalışanın haklarını ispat etmesini kolaylaştırır.

Memurlarda Özlük Dosyası

Devlet memurları için özlük dosyası, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu çerçevesinde kurumlar tarafından tutulur. Dosyada atama onayı, göreve başlama yazısı, öğrenim belgeleri, hizmet cetveli, terfi ve kademe ilerlemeleri, izinler, disiplin cezaları ve ödüller yer alır. Memurun başka bir kuruma naklinde özlük dosyası da yeni kuruma gönderilir.

Kamu kurumları özlük işlemlerini büyük ölçüde e-Devlet ve Hizmet Takip Programı (HİTAP) gibi elektronik sistemler üzerinden yürütür. Memurlar da e-Devlet üzerinden hizmet bilgilerini görüntüleyebilir ve hatalı kayıtların düzeltilmesini kurumlarından talep edebilir.